従業員にログイン案内を送付
基本情報の登録や各機能の運用準備が整ったら、従業員に向けて初回ログインのURLを送付して、各自にパスワードの設定を行って頂きます。
パスワードの設定が完了すれば、HRBrainにログインして社員名簿や人事評価機能を使うことができるようになります。
この記事では、従業員に向けて初回ログインを案内する方法について説明します。
HRBrainの初期設定が完了していない方はこちらから設定を完了させて本記事をご覧ください。
各機能の運用準備が完了していない方はこちらから準備を行いましょう。
目次
・1.社員名簿機能から案内を送付する
- 1-a.メールで送信する（メールアドレスの登録がある場合）
- 1-b.メール以外で案内する（メールアドレスの登録が無い場合）
・2.人事評価機能から案内を送付する
- 2-a.メールで送信する（メールアドレスの登録がある場合）
- 2-b.メール以外で案内する（メールアドレスの登録が無い場合）
・3.メンバーがログインする方法
👉注意点
ログインステータスが[ログイン不可]のメンバーは、ログイン管理画面に表示されません。
▷社員名簿/退職済みメンバーのログインが自動的に不可になる
▷社員名簿/ログイン管理機能について
1.社員名簿から案内を送付する
ここでは社員名簿機能を使ってログインURLを発行し、従業員に向けて送付する方法を説明します。
1-a.メールで送信する（メールアドレスの登録がある場合）
HRBrainに登録されているメールアドレスへ初回ログイン用URLを送信します。
①ナビゲーション＞運用管理＞［ログイン管理］をクリック
②［初回ログイン催促メール送信］タブからメールを送信したい対象メンバーにチェックをつける
③必要であればメールの件名/本文を編集する
④［送信内容を確認］をクリック
メンバーはログイン案内メールのURLリンクよりパスワードを設定し、初回ログインを行います。
1-b.メール以外で案内する（メールアドレスの登録が無い場合）
初回ログイン用URLを発行し、任意の方法でメンバーに案内を行います。
①ナビゲーション＞運用管理＞［ログイン管理］をクリック
②［ログインURL発行］をクリック
③［未ログイン］タブを確認
④-1 一人ずつ発行したい場合
1.ログインURLを発行したいメンバーの［ログインURL発行］ボタンをクリック
2.URLがコピーされるので、任意の方法で案内。
④-2 複数人分を一括発行したい場合
1.ログインURLを発行したいメンバーの名前の左にチェックをつける
2.［選択したメンバーのログインURLを発行］ボタンをクリック
3.CSVファイルがダウンロードされるのでファイルを開く
4.URLをコピーして任意の方法で案内
2.人事評価から案内を送付する
ここでは社員名簿機能を使ってログインURLを発行し、従業員に向けて送付する方法を説明します。
2-a.メールで送信する（メールアドレスの登録がある場合）
HRBrainに登録されているメールアドレスへ初回ログイン用URLを送信します。
①ナビゲーション＞［運用管理］＞［ログイン管理］をクリック
②［初回ログイン催促メール送信］タブからメールを送信したい対象メンバーにチェックをつける
③必要であればメールの件名/本文を編集する
④［送信内容を確認］をクリック
2-b.メール以外で案内する（メールアドレスの登録が無い場合）
初回ログイン用URLを管理者側で発行し、任意の方法でメンバーに案内します。
①ナビゲーション＞［運用管理］ ＞［ログイン管理］をクリック
②［ログインURL発行］＞［未ログイン］タブを確認
③-1 一人ずつ発行したい場合
1.ログインURLを発行したいメンバーの［ログインURL発行］ボタンをクリック
2.URLがコピーされるので、任意の方法で案内
③-2 複数人分を一括発行したい場合
1.ログインURLを発行したいメンバーの名前の左にチェックをつける
2.［選択したメンバーのログインURLを発行］ボタンをクリック
3.Excelデータがダウンロードされるのでファイルを開く
4.URLをコピーして任意の方法で案内
3.メンバーがログインする方法
それぞれ案内されたURLにアクセスするとパスワード設定画面が表示されます。
12文字以上で設定し、確認用含め2回入力を行うとHRBrainにログインすることができます。
※二週間（336時間）以内に登録を完了してください。
登録を完了しない場合URLは無効となり再度管理者に発行してもらう必要がありますので、その場合は管理者にご連絡ください。
パスワードで使用できる文字/記号・条件
文字/記号
・-_@+*;:#$%&
・半角英数字
条件
12文字〜100文字までの間で設定できます。
※旧バージョンのHRBrainから現バージョンのHRBrainに移行されている場合、本来現バージョンでは使用出来ない記号や全角文字をご利用いただける状態となっておりますが、新たにパスワード変更をする際、新しいパスワードでは使用できる文字/記号が制限されます。
パスワードの設定条件をカスタマイズしてテナントごとに設定することも可能です。
詳細については以下のヘルプページをご参照ください。
▷ヘルプページ：ログイン/パスワードのルール設定について