社員名簿/部署情報のCSV一括アップロード方法(部署の追加・並び替え)

2024-04-23 06:00:24 UTC

HRBrainの社員名簿では、部署情報をCSV一括登録・編集することが可能です。

目次

・設定できる方
・組織情報コードの入力
・CSVのアップロード方法
・活用シーン
①新規で、一から部署を登録したい
 ②子部署を追加したい
 ③部署の階層を変更したい
④親部署を追加したい
⑤部署の並び替えをしたい


設定できる方

[社員名簿>権限設定>管理者権限]にて、[組織情報]へチェックがついている方のみ、
部署情報のCSV一括インポートをご利用いただけます。

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▷ヘルプページ:管理者権限設定


組織情報コードの入力

前提として、CSVの一括インポートには組織情報コードの登録が必要です。

組織情報コードとは、CSVインポートをする際にHRBrainに登録されているデータとCSV上のデータを一意に定めるためのものです。

組織情報コードの登録方法

A 組織情報の入力画面に遷移する
B 編集画面に切り替える
C 任意の組織情報コードを入力する

 ※入力制限:50文字以内

 

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__________2022-09-14_13.33.45.png

 

組織情報コードの一括登録方法

A 組織情報の入力画面にて[一括登録・編集] > [組織情報コード]を選択
B 一括登録したい組織情報を選択し、CSVをダウンロード
C CSVに任意の組織情報コードを入力する
D 編集したCSVをアップロード組織情報コード一括登録_A.png組織情報コード一括登録_B.png組織情報コード一括登録_C.png組織情報コード一括登録_D.png

 

👉注意点
組織情報コードの先頭が0で始まっている場合、Excelなどのアプリケーションの処理によって、
CSVをエクポートすると先頭の0が消えてしまう事象が発生する場合があります。
社員名簿/CSVファイルをエクスポートしたら先頭の 0 が消えた

[0001]→[1]

0がない状態でアップロードした場合、既存の組織情報コードと一致せず既存部署と紐づきません。
HRBrain上の部署情報に登録されている組織情報コードが、CSV上に存在しない状態で
上書きアップロードすると、部署自体が削除されます。
HRBrain上の部署情報にない新しい組織情報コードをCSVで設定すると、
アップロードした際に新規部署が作成されます。
社員名簿/CSVで部署を変更したら所属メンバーがいなくなった

そのため、組織情報コードは先頭が0にならないように設定することを推奨しています。

 


CSVのアップロード方法

[社員名簿>運用管理>組織情報>一括登録・編集>組織情報]と進み、以下の画面に遷移します。

アップロードする際には、以下の2つを予め選択する必要があります

・一括登録する組織情報(このページでは主に部署情報のCSVインポートについて記載します)
・アップロード形式

mceclip0.png

アップロード形式は、以下の2種類です。

・追加   :CSVファイルのデータを新しい項目として追加します
・上書き:CSVのデータで既に登録されている項目を全て上書きします

このアップロード形式に合わせて、部署情報を記載するCSVのテンプレートファイルをダウンロードしてください。


活用シーン

①新規で、一から部署を登録したい

①社員名簿>運用管理>[組織情報]を押す

②[一括登録・編集]>[組織情報]を押す

③[一括登録する組織情報]で[部署]を選択

④[テンプレートダウンロード(追加用)]を押す

⑤CSV上でデータを編集する

mceclip0.png

⑥[アップロード形式]で[追加]を選択

⑦[ファイルを選択またはドラッグ&ドロップ]

⑧保存

部署の階層については下記ヘルプページを参照してください。

社員名簿/部署情報のCSV入力方法


②子部署を追加したい

①社員名簿>運用管理>[組織情報]を押す

②HRBrain上の既存のすべての部署に組織情報コードを入力

③[一括登録・編集]>[組織情報]を押す

④[一括登録する組織情報]で[部署]を選択

⑤[テンプレートダウンロード(上書き用)]を押す

⑥CSV上でデータを編集する

例)営業本部1局に1課・2課を追加する

mceclip1.png

⑥[アップロード形式]で[上書き]を選択

⑦[ファイルを選択またはドラッグ&ドロップ]

⑧[保存]


③部署の階層を変更したい

①社員名簿>運用管理>[組織情報]を押す

②HRBrain上の既存のすべての部署に組織情報コードを入力

③[一括登録・編集]>[組織情報]を押す

④[一括登録する組織情報]で[部署]を選択

⑤[登録されている項目をダウンロード(上書き用)]を押す

⑥CSV上でデータを編集する

例)テクニカルサポートをCS本部内に移動する

mceclip2.png

⑥[アップロード形式]で[上書き]を選択

⑦[ファイルを選択またはドラッグ&ドロップ]

⑧[保存]


④親部署を追加したい

CSV一括登録で部署情報をインポートする場合、既存の部署に対して後から親部署を作成する操作はできません。

CSVインポートに先立って、HRBrain上で直接親部署を作成する必要があります。

 

例)人事本部の第2階層に[人事課]を入れる

①社員名簿>運用管理>[組織情報]を押す

②[編集]を押す

③[追加]を押し最下部に[人事課]を作成する

Untitled__25_.png

④[一括登録・編集]>[組織情報]を押す

⑤[一括登録する組織情報]で[部署]を選択

⑥[テンプレートダウンロード(上書き用)]を押す

⑦CSV上でデータを編集する

スクリーンショット 2024-04-23 14.59.36.png

⑧[アップロード形式]で[上書き]を選択

⑨ファイルを選択またはドラッグ&ドロップ

⑩保存

 

⑤部署の並び変えをしたい

①社員名簿>運用管理>組織情報>一括登録・編集>[組織情報]を押す

②[登録されている項目をダウンロード(上書き用)]からテンプレートをダウンロードをする
CSV上で行ごと並び替える(CSV上でデータを編集する)
④[アップロード形式を選択]にて[上書き]を選択して③で操作したCSVファイルをアップロードする

⑤保存

※この操作を行っていただくには全ての部署に組織情報コードが登録されている必要がございます。

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