活用/履歴書や職務経歴書の管理をペーパレス化したい

2023-12-22 07:15:49 UTC

課題


新入社員が採用選考時に提出する履歴書や職務経歴書の保管が、紙やデータなどバラバラになっているため、保管場所を集約して個人と紐づく形で一元管理したい。

人事配置や抜擢をする際の参考情報として社員のレジュメを使いたい。

 

HRBrainを活用するメリット


  • 人材データとして一元管理するため、保管だけでなく活用ができる
  • データ容量を気にせず人材データを蓄積をできる

HRBrainを活用した施策


Step①社員名簿上に「履歴書」と「職務経歴書」のデータを登録するための項目があるか確認

[社員名簿] > [運用管理] > [項目レイアウト編集]より、「履歴書」「職務経歴書」の項目がファイル添付(下記画像の通り、ファイルを選択またはドラック&ドロップ)となっているかを確認します。__________2022-02-28_12.07.23.png

 ※項目がない、もしくは項目種別が異なる場合は、小項目から「ファイル添付」を選択して「履歴書」、「職務経歴書」を新規作成します。

  項目レイアウト編集の詳細は以下のヘルプをご確認ください。

  ▷社員名簿/項目・レイアウト編集機能について

 

Step②データを登録する

以下3パターンでのデータ登録を推奨しております。

 

・人事が社員名簿へ代理で登録するパターン

①入社時のタイミングで提出書類として履歴書・職務経歴書を依頼し、人事にデータor紙を提出

 ※紙データの場合はスキャンを実施してデータ化しておく

②社員名簿上の項目にデータをアップロードする

 ※項目を作成後に編集可能にするためには作成した項目のロール設定が必要です。

 ※閲覧が可能な範囲指定など権限設定についてはご注意ください。

 

・メンバーが社員名簿へ自ら登録するパターン(申請ワークフローによる承認なし)

①ロール設定にて、メンバーが自身の履歴書・職務経歴書を編集できるようにする

②メンバーに対し、社員名簿へ自身の履歴書・職務経歴書をアップロードするよう依頼

③メンバーが社員名簿のメンバー詳細画面から、履歴書・職務経歴書をアップロード

 

・メンバーが社員名簿へ自ら登録するパターン(申請ワークフローによる承認あり)

①ロール設定にて、メンバーが自身の履歴書・職務経歴書を編集できるようにする

②申請ワークフローを設定し、メンバーの申請を上長などが承認することで、社員名簿へ反映するようにする

③メンバーに対し、社員名簿の申請ワークフローから履歴書・職務経歴書をアップロードするよう依頼

④承認者(上長など)へ、メンバーが申請した内容を確認し、承認/差し戻しするよう依頼

 ※申請ワークフローの詳細は以下のヘルプをご確認ください。

  ▷社員名簿/申請ワークフローの設定方法(管理者向け)

 

設定方法


 上記の詳細な設定手順は以下のヘルプをご確認ください。

  ▷社員名簿/項目・レイアウト編集機能について

  ▷社員名簿/申請ワークフローの設定方法(管理者向け)

 

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