【EXサーベイ】STEP3 サーベイ作成・配信する
1. 概要
概念の定義
| 用語名 | 役割・定義 | 判断基準 |
| 配信期 | 一定期間内の複数のサーベイをグループ化して管理するための箱です。 | 「2023年上半期」など、集計・比較を行いたい期間単位で作成し、ダッシュボード上では1配信期内の全サーベイ結果が集計されます。 |
| ライフサイクル | サーベイで測定する従業員エクスペリエンスの分類（選考期、業務理解など）です。 | 今回のサーベイでどの体験を測定したいかで選択します。1つの配信期内で、同じメンバーに同じライフサイクルを複数回配信することはできません。 |
| 自由記述設問 | 選択式の質問では得られない定性的な情報を収集するための設問です。 | テキストマイニング機能を使って詳細に分析したい場合にONにします |
| 自動催促 | 回答期限の数日前に、未回答者に対して自動でリマインドメールを送信する機能です。 | 回答率を向上させたい場合に設定します。 |
メリットとリスク
メリット：配信期を分けることで、ダッシュボード上で時期ごとのスコア比較が容易になります。また、自動催促を設定することで運用担当者のリマインド工数を削減できます。
リスク：一度サーベイ配信を行うと、「ライフサイクル」「設問文」「設問数」「言語設定」は後から編集できなくなります。
2. 事前に準備するもの
- 管理者権限：サーベイの作成・配信を行うには、EXサーベイの管理者権限が必要です。
- 初回ログインの完了：回答者がサーベイに回答できるよう、事前に初回ログインの案内を完了させておいてください。
- 配信・回答のスケジュール：テスト配信期間を含め、いつからいつまで回答を受け付けるかを事前に決定しておいてください。
3. 手順【所要時間：約15分】
前半：配信期の作成とサーベイの基本設定
- [サーベイ一覧]の画面から、任意の配信期を選択します。
- [サーベイ作成]をクリックすると、サーベイの編集画面に移ります。
この画面ではどんな設問をサーベイで配信するかを設定します。
サーベイのタイトル入力
まずは、今回のサーベイのタイトルを指定します。
[正社員向けサーベイ][開発者向け英語サーベイ]など、対象メンバー・設問・言語をもとに命名することを推奨しています。
配信対象のライフサイクル
今回のサーベイでどのライフサイクルの設問を配信するかを選択します。
注意点： ・1つの配信期内において、同じメンバーに同じライフサイクルのサーベイを配信することはできません。
ライフサイクル毎の設問設計
1-1で選択した各ライフサイクル毎の設問を設計します。
1つのライフサイクル内には「期待設問」「実感設問」「詳細設問(任意)」「自由記述設問(任意)」の4つの設問が内包されます。
設問の種類毎にカスタマイズの可否が異なります。
回答者に向けた説明
このライフサイクルの回答画面の冒頭に表示される説明文をカスタマイズできます。
期待設問・実感設問
期待設問・実感設問は、期待と実感の度合いを聞くための設問です。
この設問で集計されたスコアによって「期待・実感スコア」「GAPスコア」「EXスコア」などが算出されます。
※期待設問・実感設問は、各ライフサイクル毎のカスタマイズができません。
詳細設問
詳細設問は、期待・実感設問よりも詳細な内容を訊くための設問です。(※EXスコアには反映されません。)
任意の詳細設問を新規作成したい場合は、以下のページをご参照ください。
設定できること：
- [サーベイ設定>設問]で作成した詳細設問の中から、どの詳細設問を配信するかを選択することができます。
- 加えて、詳細設問毎の設問文をデフォルトのものから変更することが可能です。
設問文のカスタマイズ例： 営業部向けのサーベイを行う上で、営業部の業務内容に即した設問文にカスタマイズする。
自由記述設問
自由記述設問は、選択式の質問では得られない定性的な情報を収集するための設問です。この設問の回答結果は、AIのテキストマイニング機能を使って詳細に分析できます。
テキストマイニング機能の詳細は、以下のページをご参照ください。
設定できること：
- 自由記述設問を質問するか否かを設定できます。
注意点： ・自由記述設問文を編集したい場合は、共通設定＞設問から設定してください。 ・自由記述欄の上限文字数は2000文字です。
設定できること：
- 回答画面で選択可能な言語をどれにするか選ぶことができる。
- [設問]の画面で選択した内容の別言語版文章を設定することができる。
注意点： サーベイ編集画面では、[サーベイ設定>配信言語]で有効になっていない言語を選択することはできません。 例：[英語]の設問を配信する方法 ①まずは、[サーベイ設定>配信言語]の画面で[英語]を有効化する。 ②次に、[サーベイ編集>言語設定]画面でも[英語]を有効化する。 ③サーベイを配信する。
後半：対象者の設定と配信の実行
サーベイ配信したいメンバーをここに追加します。
[メンバーを追加]を押し、配信するメンバーを個別に設定することができます。
また、[メンバー検索]よりメンバーを絞り込むことも可能です。
配信済みのメンバー
すでにサーベイ配信したメンバーがここに追加されます。
できること：
- 配信済みの対象メンバーを確認できる。
-
配信済みの対象メンバーを除外し、回答内容などを無効にすることができる。
4. 成功したか確認する
- ステータスの確認：[サーベイ一覧] 画面で、該当サーベイが配信中の状態になっていること。
- メールの到達：配信対象に設定したメンバー（またはテストアカウント）に、サーベイ回答案内メールが届いていること。
5. うまくいかないとき
| 症状 | 原因 | 対処 |
| 配信したいメンバーが選択画面に表示されない | 既に同じ配信期内で、同じライフサイクルの設問が配信されている。 | 1つの配信期内で同じメンバーに同じライフサイクルは配信できません。[配信状況をダウンロード] して状況を確認してください。 |
| メンバーに配信メールが届かない | 社員名簿にメールアドレスが登録されていない。 | メールアドレスが登録されていないメンバーにはメールが送信されません。HRBrainにログインし、[アンケート] サービスから回答するよう案内してください |
| 配信後に設問や言語を変更できない | 1度サーベイ配信を行うと、設問と言語設定は編集できなくなる仕様のため。 | 「メンバー追加」や「回答終了日」は変更可能ですが、設問や言語を変更したい場合は、新しくサーベイを作り直す必要があります。 |
6. よくある質問
Q: 配信後に対象メンバーを追加することはできますか？
A: 可能です。[サーベイ編集] > [メンバー] 画面から [配信前のメンバー] として追加し、再度 [サーベイ配信] を行うことで追加メンバーにのみメールが送信されます。
Q: テスト配信はどのように行えばよいですか？
A: テスト用のアカウントを対象メンバーに設定して配信を行ってください。本番データと分けるために「テスト用の配信期」を作成して実施することを推奨しています。
Q: 回答期限の自動催促は土日でも送信されますか？
A: はい。指定した日数（営業日換算ではありません）で計算され、休日であってもチェックが入っているとメールが送信されるためご注意ください。
7. 次にやること
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