パルスサーベイ / 初期設定STEP1_社員名簿の登録
本記事では、パルスサーベイの初期設定についてご説明いたします。
パルスサーベイを活用するために、まずは「社員名簿」にて初期設定を行う必要があります。
初期設定には、下記5つの設定が必要になります。
1.必要なメンバーの権限設定
2.組織・企業情報の登録
3.メンバー情報の登録
4.サービスを利用できるメンバーの設定
5.必要なメンバーのロール設定
本STEPでは「パルスサーベイ」ではなく、「社員名簿」にて設定を進めていきます。
まずはHRBrainにログイン後、「社員名簿」を選択してください。
「パルスサーベイ」を選択してしまった場合は、画面右上の[メニュー]から[社員名簿]を選択しなおしてください。
1.必要なメンバーの権限設定
管理者として操作を行うメンバーに権限を付与する
設定を行うにあたり各種権限の設定が必要になります。まずはご自身の権限状況を確認し、権限の設定を行ってください。
パルスサーベイは「社員名簿」と密接に連携しています。
適切にサーベイ結果が表示されるためにも、人事など管理をされる担当者に限定することが望ましいです。
なお、サーベイ結果を閲覧するだけであれば、権限はなくとも問題ありません。
権限の設定方法
以下ヘルプページをご参照ください。
▷社員名簿/各種権限を付与する方法(管理者権限設定)について
2.組織・企業情報の登録
組織情報の登録
組織情報設定画面にて、部署やグレード等の組織情報を追加・編集します。
以下ヘルプページをご参照ください。
企業情報の登録
企業情報登録画面にて自社に関する基本的な情報の登録を行います。
以下ヘルプページをご参照ください。
3.メンバーの情報登録
パルスサーベイは、「社員名簿」に登録されているメンバーに対してのみ、サーベイを送付することができます。
「社員名簿」に登録されている情報に基づき、サーベイを送信する対象の従業員を選択できます。
以下では社員名簿にデータを登録する際のポイント2点を説明します。
・What:何を登録するのか?
・How:どのように登録するのか
■What:何を登録するのか?
パルスサーベイの活用時に、社員情報として登録していただく項目は下記の通りです。
登録必須項目 | 項目名 |
氏名 |
「氏」・「名」 |
メールアドレス |
「メールアドレス」※ |
従業員番号 |
「従業員番号」※ |
登録推奨項目 | 項目名 |
在籍状況(在職中・退職済みなど) | 「在籍状況」 |
就業年数 | 「入社日」 |
性別 | 「性別」 |
年齢 | 「生年月日」 |
職種 | 「主職種」 |
部署 | 「主部署」 |
役職・職位 | 「役職・職位」 |
就業場所 | 「就業場所」 |
グレード・等級 | 「グレード・等級」 |
雇用形態 | 「雇用形態」 |
採用区分(新卒・中途など) | 「採用区分」 |
※「メールアドレス」または「従業員番号」は、いずれか必須になります。
登録推奨項目については、サーベイの送信対象に応じて登録されることが多いです。
なお、サーベイ配信後に後から項目を追加しても回答データは紐づきません。ご注意ください。
■How:どのように登録するのか?
メンバーの登録方法は大きく分けて2つのパターンが存在します。
パターン①:CSVで一括登録
パターン②:個人ごとの登録
詳細は以下ヘルプページをご参照ください。
4.サービスを利用できるメンバーの設定
メンバーを指定して、サービスへのアクセスを許可/制限します。
詳細は以下ヘルプページをご参照ください。
パルスサーベイを利用するにあたり、全メンバーにアンケート機能へのアクセスが許可されている必要があります。
これはパルスサーベイ内で配信設定をしたサーベイでも、回答時にはアンケート機能を通して回答を行うためです。
パルスサーベイのサービス内で設定の変更やダッシュボードの閲覧を行わないメンバーについては、サービス管理設定においてパルスサーベイの利用を許可する必要はありません。
パルスサーベイのサービス内で管理者と閲覧者を持つメンバーのみにアクセス許可をしてください。
※パルスサーベイ内で設定したサーベイについて、アンケート機能内では回答以外の操作はできません。
「パルスサーベイ」の許可
「アンケート」の許可
👉注意点
[メンバーを指定]に設定した場合の注意点として、サービス管理画面の設定が意図せず上書きされる可能性があります。
下記の条件を満たすメンバーがサービス管理画面にアクセスした際に発生します。
・デフォルトロールが割り当てられている
・社員名簿の「管理者権限」にて「サービス管理権限」が付与されている
上記メンバーの場合、サービス管理画面において、本人のみが表示されることになります。
その状態で「保存」をすると、その社員以外のチェックが外れることがあります。
それにより これまでサービスを許可していたメンバーがアクセスできなくなります。
5.必要なメンバーのロール設定
ロールとは、「誰が」「どの範囲のメンバーを参照できるのか」「どのプロフィール情報(人事情報)を閲覧・編集できるのか」のことです。
ロール設定を行うことで、現場の管理職など管理権限を持つ従業員が登録データを閲覧できるようになります。
パルスサーベイの実施においては2つのロールを設定していきます。
①管理者用(パルスサーベイ上で設定を行うメンバー)
②閲覧者用(パルスサーベイ上で設定はできないが、閲覧のみ行えるメンバー)
本ページで「社員名簿」にてロールを設定し、「パルスサーベイ」側においても、管理者権限の設定、閲覧権限の設定を行います。
なお、サーベイ配信前には、管理者用のロールを設定しておけば問題ありません。
閲覧者用のロールに関しては、サーベイ配信後で設定しても問題ありません。
詳細は以下ヘルプページをご参照ください。
👉注意点
・パルスサーベイの設定を行う社員には、
必ず「入社日」「在籍状況」「部署」の閲覧 or 編集ができるロールが割り当てられている必要があります。
※作成された直後のロールは全項目「なし」が選択されています。
※新規組織情報を追加直後は、ロールの項目設定が「なし」が選択されています。
以上で初期設定は完了です。
次の設定STEP
▷パルスサーベイ / 初期設定STEP2_サーベイ管理者の登録