社員名簿/組織情報の登録・編集方法

2023-09-27 04:17:28 UTC

組織情報設定画面では、部署やグレード等の組織情報を追加・編集・削除できます。
この記事では各操作方法について説明します。

組織情報の見方
HRBrain画面上で操作を行う方法
-階層を持たない組織情報の登録・編集方法
-階層を持った組織情報の登録・編集方法
-新規組織情報追加方法
CSVによる組織情報の一括登録と編集方法
-並び替え方法
-一括アップロード時の注意事項
組織上長の概要と設定方法

組織情報の見方

①ナビゲーション
運用管理＞［組織情報］をクリックすると組織情報設定画面が表示されます。
※「組織情報」権限を持たない場合は表示されません。

②組織情報
登録された組織情報が表示されます。

③閲覧・編集切り替え
組織情報の閲覧・編集モードを切り替えます。

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HRBrain画面上で操作を行う方法

階層を持たない組織情報の登録・編集方法

①「追加」ボタン
新しい項目を追加できます。

②「削除」ボタン
項目を削除できます。

※保存されるまでは、追加・編集・削除は確定されません。
※在籍状況の「在籍中」「休職中」「退職済み」は編集・削除できません。

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階層を持った組織情報の登録・編集方法

①「追加」ボタン
同じ階層に新しい項目を追加できます。

②「削除」ボタン
項目を削除できます。

③「子階層追加」ボタン
「子階層追加」ボタンをクリックした項目に子階層の項目が追加されます。

※親項目を削除した場合は子階層の項目も合わせて削除されます。
※削除された部署のメンバーは部署設定が空になります。
※保存されるまでは、追加・編集・削除は確定されません。

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新規で組織情報を追加する方法

オリジナルの組織情報を作成できます。
①画面最下部へスクロール

②「組織情報を新規作成する」をクリック
③ 組織情報名を記入
④項目名を記入
⑤項目を追加

※保存されるまでは、追加・編集・削除は確定されません。
※新規組織情報を追加直後は、ロールの項目設定が「なし」と選択されています。
追加した項目を編集活用するためには各ロールの項目設定をから権限を「編集」に変更してください。

※「組織情報を新規作成する」で作成出来る個数は20個までです。デフォルトの変更できない組織情報を合わせると最大28個まで設定が可能です。

※階層を持った組織情報を新規作成することはできません。

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CSVによる組織情報の一括登録と編集方法

組織情報をCSVで一括登録・編集することができます。

①社員名簿＞運用管理＞［組織情報］をクリック
②［一括登録・編集］ボタンをクリック

③［一括登録する組織情報］を選択

登録や編集する対象の項目を選択

※ 対象は部署や職種などの他に独自に新規追加した組織情報も選択できます。
※ 組織情報を横断してまとめて登録することできません。必ずどれか1つの組織情報を選択してください。

④[アップロード形式]を選択

アップロード形式は以下の2種類

● 追加

組織情報を追加することができます。

※ インポートしたデータは既に登録されている項目の続きに登録されます。

● 上書き

既存のデータを上書きすることができます。 CSVに記載されていない項目は削除されますのでご注意ください。既存データとCSVの項目の差異によって登録処理が異なります。以下を参照ください。

※ 既存データとCSVで組織コードが同じ ⇨ 名前が更新され、従業員メンバーの紐付けは維持されます。
※ 既存データが登録されている & CSVに記載されていない ⇨ データは削除され、従業員メンバーの紐付けは解除されます。
※ 既存データが登録されていない & CSVに記載されている ⇨ 新規データとして作成されます。ただし従業員メンバーとの紐付けはされません。

⑤ テンプレートのダウンロード

アップロード形式の方法によって、以下の2種類のCSVファイルをダウンロードしてください。

・ テンプレートダウンロード(追加用) ※ 既存データが含まれません
・ 登録されている項目をダウンロード(上書き用) ※ 既存データが含まれます

⑥ CSVファイルのテンプレートを開き、登録編集したい内容をCSVに記載します

組織情報コードとは、CSVインポートをする際に、組織情報のデータを一意に定めるためのものです。

項目の登録には組織情報項目と組織情報コードの記載が必要となります（部署情報を追加形式で登録する場合を除く）。

組織情報コードを設定されてない場合は、組織情報(A)>編集(B)から組織情報コード(C)を登録してください。

以下の入力制限がありますのでご注意ください

組織情報項目

・ 100文字以内におさめてください。
・ 「|（バーティカルバー）」 、「>（大なり）」は含めることができません。（「<（小なり）」は記載可能です）

組織情報コード

・ 50文字以内におさめてください。

👉注意点
組織情報コードの先頭が0で始まっている場合、Excelなどのアプリケーションの処理によって、
CSVをエクポートすると先頭の0が消えてしまう事象が発生する場合があります。
▷社員名簿/CSVファイルをエクスポートしたら先頭の 0 が消えた
例
［0001］→［1］

0がない状態でアップロードした場合、既存の組織情報コードと一致せず既存部署と紐づきません。
HRBrain上の部署情報に登録されている組織情報コードが、CSV上に存在しない状態で
上書きアップロードすると、部署自体が削除されます。
HRBrain上の部署情報にない新しい組織情報コードをCSVで設定すると、
アップロードした際に新規部署が作成されます。
▷社員名簿/CSVで部署を変更したら所属メンバーがいなくなった

そのため、組織情報コードは先頭が0にならないように設定することを推奨しています。

⑦ CSVをアップロード

⑧ [保存]ボタンをクリック