社員名簿/組織情報の登録・編集方法
組織情報設定画面では、部署やグレード等の組織情報を追加・編集・削除できます。
この記事では各操作方法について説明します。
なお、組織情報設定画面は2024年12月16日より変更となっております。
詳細は下記ヘルプページをご確認くださいませ。
【お知らせ】社員名簿/組織情報の登録・編集方法が変更されます
目次
・組織情報の見方
・新規で組織情報を追加する方法
・組織情報の項目を並び替える方法
・組織情報の各パーツの使用方法
・CSVによる組織情報の一括登録と編集方法
・項目のレコードを並び替える方法
・一括アップロード時の注意事項
・組織上長の概要と設定方法
組織情報の見方
①組織情報へのアクセス
運用管理＞［組織情報］をクリックすると組織情報設定画面が表示されます。
※「組織情報」権限を持たない場合は表示されません。
②組織情報一覧
登録された組織情報が表示されます
③閲覧・編集画面
組織情報一覧にて選択した組織情報の閲覧ができます。
レコード名や組織情報コードをクリックするとデータの編集ができます。
新規で組織情報を追加する方法
オリジナルの組織情報を作成できます。
① [新規追加] をクリック
②組織情報名を記入し [保存] をクリック
※新規組織情報を追加直後は、ロールの項目設定が「なし」と選択されています。
追加した項目を編集活用するためには各ロールの項目設定をから権限を「編集」に変更してください。
※「組織情報を新規作成する」で作成出来る個数は100個までです。デフォルトの変更できない組織情報を合わせると最大108個まで設定が可能です。
組織情報の項目を並び替える方法
① [並び替え] をクリック
②並び替え画面にて該当項目の並び替えを行う
※「組織情報」で項目を並び替えても「組織情報履歴」の項目の並び順は連動しません。
なお、組織情報履歴の項目は並び替えできません。
組織情報の各パーツの使用方法
組織情報一覧より、該当組織情報を選択した後の画面に関してご説明します。
A. レコードの追加
クリックすると以下の画面となり、レコードを追加することができます。
レコードとは、各組織情報内の選択肢を指します。
（例）役職・職位のレコードは「部長」「課長」などを指します。
階層を持つ組織情報の場合は、親レコードを指定することで設定ができます。
設定した階層に関しては、Dでご説明するツリー表示でご確認いただけます。
B. 表示項目の編集
表示項目編集機能で追加された項目は、HRBrain WorkSuiteでご利用いただけます。
詳細は下記ヘルプページをご参照ください。
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C. 過去時点の表示
過去時点の組織情報を表示することができる機能です。
詳細は下記ヘルプページをご参照ください。
D. ツリー表示
階層を持った組織情報をテーブル表示からツリー表示に切り替えることができます。
ツリー表示の画面でも、レコードを新規作成することができます。
E. レコードのコピー／削除
該当のレコードをコピーまたは削除することができます。
👉注意点
組織情報コードは、過去削除した項目を含めて同じ組織情報コードを重複して設定することはできません。
削除された組織コードを再利用する場合は、組織情報コードの編集で古いものを別のコードに差し替えてください。
以下手順で編集できます。
▷組織情報コードの一括登録方法
F. 保存ボタン
レコードの編集を行った後、クリックしてください。
※レコードの編集／追加を行った際、保存ボタンを押さずに別の画面に遷移した場合、データが保存されません。
CSVによる組織情報の一括登録と編集方法
組織情報をCSVで一括登録・編集することができます。
部署情報を一括登録する場合は下記ヘルプページをご参照ください。
▷社員名簿/部署情報のCSV一括アップロード方法（部署の追加・並び替え）
①社員名簿＞運用管理＞［組織情報］をクリック
②［一括登録・編集］>［組織情報］ボタンをクリック
③［一括登録する組織情報］を選択
登録や編集する対象の項目を選択
※ 対象は部署や職種などの他に独自に新規追加した組織情報も選択できます。
※ 組織情報を横断してまとめて登録することできません。必ずどれか1つの組織情報を選択してください。④[アップロード形式]を選択
アップロード形式は以下の2種類
● 追加
組織情報を追加することができます。
※ インポートしたデータは既に登録されている項目の続きに登録されます。● 上書き
既存のデータを上書きすることができます。 CSVに記載されていない項目は削除されますのでご注意ください。 既存データとCSVの項目の差異によって登録処理が異なります。以下を参照ください。
※ 既存データとCSVで組織コードが同じ ⇨ 名前が更新され、従業員メンバーの紐付けは維持されます。
※ 既存データが登録されている & CSVに記載されていない ⇨ データは削除され、従業員メンバーの紐付けは解除されます。
※ 既存データが登録されていない & CSVに記載されている ⇨ 新規データとして作成されます。ただし従業員メンバーとの紐付けはされません。⑤ テンプレートのダウンロード
アップロード形式の方法によって、以下の2種類のCSVファイルをダウンロードしてください。
・ テンプレートダウンロード(追加用) ※ 既存データが含まれません
・ 登録されている項目をダウンロード(上書き用) ※ 既存データが含まれます⑥ CSVファイルのテンプレートを開き、登録編集したい内容をCSVに記載します
組織情報コードとは、CSVインポートをする際に、組織情報のデータを一意に定めるためのものです。
項目の登録には組織情報項目と組織情報コードの記載が必要となります（部署情報を追加形式で登録する場合を除く）。
組織情報コードを設定されてない場合は、以下のページをご参照頂き設定をお願いします。
以下の入力制限がありますのでご注意ください
組織情報項目
・ 100文字以内におさめてください。
・ 「|（バーティカルバー）」 、「>（大なり）」は含めることができません。（「<（小なり）」は記載可能です）組織情報コード
・ 50文字以内におさめてください。
👉注意点
組織情報コードの先頭が0で始まっている場合、Excelなどのアプリケーションの処理によって、
CSVをエクポートすると先頭の0が消えてしまう事象が発生する場合があります。
▷社員名簿/CSVファイルをエクスポートしたら先頭の 0 が消えた
例
［0001］→［1］
0がない状態でアップロードした場合、既存の組織情報コードと一致せず既存部署と紐づきません。
HRBrain上の部署情報に登録されている組織情報コードが、CSV上に存在しない状態で
上書きアップロードすると、部署自体が削除されます。
HRBrain上の部署情報にない新しい組織情報コードをCSVで設定すると、
アップロードした際に新規部署が作成されます。
▷社員名簿/CSVで部署を変更したら所属メンバーがいなくなった
そのため、組織情報コードは先頭が0にならないように設定することを推奨しています。
⑦ CSVをアップロード
⑧ [保存]ボタンをクリック
項目のレコードを並び替える方法
CSV一括登録・編集で、各項目に登録されているレコードの表示順を入れ替えることができます。
HRBrainで表示される並び順は、CSVに表示されている並び順と同じです。
なお、人事評価機能ではHRBrainの画面上の操作で並び替えができます。
詳細は以下のページをご覧ください。
一括アップロード時の注意事項
- 在籍状況の在職中と休職中と退職済みは編集削除はできません。
- 「部署」「就業場所」への「追加」インポートでは、既存項目の配下へ項目追加は行えません。配下項目の追加は「上書き」をご利用ください。
- 「部署」「就業場所」への「追加」インポートでは、全ての既存項目に組織情報コードが登録されている必要があります。
- 全ての組織情報において「上書き」インポートでは、全ての既存項目に組織情報コードが登録されている必要があります。
- 既存の部署の組織情報コードが未設定で、新規で組織情報コードを登録する場合、CSV上で設定することができません。
組織上長の概要と設定方法