EXサーベイ/STEP4:社員名簿での設定-後編

2024-03-27 05:23:32 UTC

 

本記事は、EXサーベイをご契約いただいているお客様向けの内容となります。

EXサーベイのサービスサイトはこちら

 


本ページで貴社に行っていただくこと

・サービスを利用できるメンバーの設定

・必要なメンバーのロール設定

 


目次

社員名簿の設定について
4.利用できるサービスを設定する
5.必要なメンバーのロール設定

 


社員名簿の設定について

EXサーベイを活用するためには、まずは「社員名簿」にて初期設定を行う必要があります。

そして、初期設定には下記の通り、5つの設定が必要になります。

本ページでは、4つ目以降の設定となります。

1.必要なメンバーの権限設定_前編ページ
2.部署・企業情報の登録_前編ページ
3.利用するメンバー情報の登録_前編ページ
4.利用できるサービスを設定する_本ページ
5.必要なメンバーのロール設定_本ページ

なお、1〜3つ目の設定は下記ページをご覧ください。

EXサーベイ/STEP3:社員名簿の設定-前編

 


4.利用できるサービスを設定する

ここでは、EXサーベイを社員が回答できるように設定していきます。

①サービス管理の設定方法

まずは、HRBrainにログイン後、「社員名簿」を選択してください。

👉注意点
ログイン後、「EXサーベイ」を選んでしまった方は、画面右上端の [メニュー] > [社員名簿] で社員名簿の画面に進みます。

 

続いて、「権限設定」>「管理者権限設定」>「サービス管理」の順にアクセスしてください。

そうすると、サービスが複数並んでいる画面へと遷移します。

EXサーベイの活用を開始するためには、「EXサーベイ」と「アンケート」を設定する必要があります。

image.jpeg

 

②「EXサーベイ」の許可

このプロセスを通じて、EXサーベイのサービスへアクセスできるようになります。

EXサーベイでは、初期設定において「メンバーを指定」が設定されており、 全従業員にダッシュボードを閲覧させるなどの特別な運用でない限りは、 「全メンバー」へ変更しないようご注意ください

基本的には、EXサーベイの管理者閲覧者のみに対してチェックを入れていきます。

「メンバーを指定」>「絞り込み」から、アクセスを許可するメンバーを指定し、 画面右下の「保存」をクリックしてください。

image (1).png

 

③「アンケート」の許可

このプロセスを通じて、社員がサーベイを回答することができるようになります。

アンケートは初期設定において「メンバーを指定」が設定されているため、 基本的に「全メンバー」へと変更し、全社員へのアクセスを許可した上で、 画面右下の「保存」をクリックしてください。

※サービス表示を極力減らしたいなどの運用の場合には、

「メンバーを指定」>「絞り込み」から個別にメンバーを選択してください。

image.png

👉注意点 :[メンバーを指定]に設定した場合の注意点
サービス管理画面の設定が意図せず上書きされるリスク
下記の条件を満たす社員がサービス管理画面にアクセスした際に発生します。

 ・デフォルトロールが割り当てられている
 ※この次の章で説明するロール設定にて説明します

 ・社員名簿の「管理者権限」にて「サービス管理権限」が付与されている
 その社員からはサービス管理画面において、本人のみが表示されることになります。
 その状態で「保存」をすると、その社員以外のチェックが外れることがあります。
 これまでサービスを許可していたメンバーがアクセスできなくなります。

 ・新規作成メンバー発生時の再設定の必要性
 「メンバーを指定」としている場合に、新規作成メンバーの利用設定はOFFになっているため、
 メンバー作成後にサービスのアクセス許可が必要になります。

EXサーベイ/よくある質問:一部のメンバーにサーベイ配信のメールが届いていません。

 


5.必要なメンバーのロール設定

ここではロールの設定をしていきます。

 

ロールについて

ロールとは以下の内容を指します。

どの範囲のメンバーを参照できるのか

どのプロフィール情報(人事情報)を閲覧・編集できるのか

 

ロール設定を行うことで、分析者が登録データを閲覧できるようになり、EXサーベイの特徴の一つである「社員名簿の登録データを用いた分析」が可能になります。

 

EXサーベイの実施においては2つのロールを設定していきます。

管理者用(EXサーベイ上で設定を行うメンバー)

閲覧者用(EXサーベイ上で設定はできないが、閲覧のみ行えるメンバー)

 

まずは、本ページで「社員名簿」にてロールを設定します。

後ほど、「EXサーベイ」側においても管理者設定閲覧権限設定を行います。

なお、サーベイ配信前には、管理者用のロールを設定しておけば問題ありません。

閲覧者用のロールに関しては、サーベイ配信後で設定しても問題ありません。

 

ロール設定は下記の流れで行います。

1.ロールを作成する

2.範囲設定を行う

3. 項目設定

4. メンバー割当

 

1.ロールを作成する

ロール設定画面の説明

ロール設定画面からロールの作成・編集・削除や各種設定ができます。

詳しい情報は以下のページで解説しております。

社員名簿/ロール設定について

 

ロールの作成方法

①運用管理>「プロフィール項目設定」をクリック

②「ロール作成」ボタンをクリック

image (2).png

③ロール名を入力

④「登録」ボタンをクリック

image (4).png

2.範囲設定を行う

範囲設定では、ロールに割り当てられたメンバーがどの範囲のメンバー詳細にアクセスできるかを設定します。

※デフォルトロールの範囲設定は「本人」から変更できません。

⑤「ロール設定」をクリック

⑥「範囲設定」をクリック

image (3).png

⑦「範囲設定」にて任意の範囲を選択

⑧「保存」をクリック

image (5).png

<アクセス可能な範囲>

範囲設定 概要
全メンバー 会社に所属する全てのメンバーを閲覧・編集できます。
本人 本人のみ閲覧・編集できます。
所属部署のメンバー 同じ部署に所属するメンバーを閲覧・編集できます。
(本人を含みます)
配下部署のメンバー 本人が所属する部署の配下部署に所属するメンバーを
閲覧・編集できます。(本人が所属する部署は含みません)
所属部署と配下部署のメンバー 同じ部署に所属するメンバーと配下部署に所属するメンバーを
閲覧・編集できます。(本人を含みます)
部署を個別指定(指定部署のみ) 指定した部署に所属するメンバーを閲覧・編集できます。
部署を個別指定(指定部署配下のみ) 指定した部署の配下部署に所属するメンバーを
閲覧・編集できます。
部署を個別指定(指定部署と指定部署配下) 指定した部署と指定した部署の配下部署に所属するメンバー
を閲覧・編集できます。
⑥⑦⑧のいずれかの範囲を選択した場合、範囲の対象となる部署の指定ができるようになります。
部署は複数選択可能です。

image (6).png

 

・アクセス可能な範囲の例

image (7).png

 

3. 項目設定

項目設定では、ロールに割り当てられたメンバーがメンバー詳細のどの項目を閲覧/編集できるかを設定します。

⑨「ロール設定」をクリック

⑩「項目設定」をクリック

image (8).png

⑪項目ごとに「なし」「閲覧」「編集」を選択

⑫「保存」をクリック

<権限の設定>

なし:項目がメンバー詳細画面に表示されません。

閲覧:項目がメンバー詳細画面に表示されます。ただし、編集はできません。

編集:項目がメンバー詳細画面に表示され、編集が可能です。

<一括設定>

「一括設定」からはセクション内の項目を一括で編集できます。

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👉注意点
・EXサーベイの設定を行う社員には、必ず「入社日」「在籍状況」の閲覧 or 編集ができるロール設定になっている必要があります。
・ダッシュボードに表示されている分析軸が閲覧 or 編集できるロール設定になっている必要があります。

※作成された直後のロールは全項目「なし」が選択されています。
※新規組織情報を追加直後は、ロールの項目設定が「なし」が選択されています。
▷EXサーベイ/ダッシュボード上で分析軸の設定ができない場合

image (1).jpeg

 

4. メンバー割当

メンバー割当をすることで、ロールに割り当てられたメンバーが範囲設定と項目設定に沿って、メンバーの情報を閲覧/編集できるようになります。

⑬「ロール設定」をクリック

⑭「メンバー割当」をクリック

image (10).png

⑮ロール付与対象のメンバーにチェックを入れる

⑯「保存」をクリック

image (11).png

※メンバー割当画面では、操作者自身のロール設定に関わらず、主部署やグレード・等級といった情報が表示されます。

※デフォルトロールでは、新規登録されたメンバーが自動で割り当てられます。

 


以上で完了です。

 

次のSTEP

EXサーベイ/STEP5:管理者の設定

前のSTEP

EXサーベイ/STEP3:社員名簿の設定-前編

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