EXサーベイ/STEP4：社員名簿での設定-後編
本記事は、EXサーベイをご契約いただいているお客様向けの内容となります。
本ページで貴社に行っていただくこと
・サービスを利用できるメンバーの設定
・必要なメンバーのロール設定
目次
社員名簿の設定について
4.利用できるサービスを設定する
5.必要なメンバーのロール設定
社員名簿の設定について
EXサーベイを活用するためには、まずは「社員名簿」にて初期設定を行う必要があります。
そして、初期設定には下記の通り、5つの設定が必要になります。
本ページでは、4つ目以降の設定となります。
1.必要なメンバーの権限設定_前編ページ
2.部署・企業情報の登録_前編ページ
3.利用するメンバー情報の登録_前編ページ
4.利用できるサービスを設定する_本ページ
5.必要なメンバーのロール設定_本ページ
なお、1〜3つ目の設定は下記ページをご覧ください。
4.利用できるサービスを設定する
ここでは、EXサーベイを社員が回答できるように設定していきます。
①サービス管理の設定方法
まずは、HRBrainにログイン後、「社員名簿」を選択してください。
👉注意点
ログイン後、「EXサーベイ」を選んでしまった方は、画面右上端の [メニュー] ＞ [社員名簿] で社員名簿の画面に進みます。
続いて、「権限設定」＞「管理者権限設定」＞「サービス管理」の順にアクセスしてください。
そうすると、サービスが複数並んでいる画面へと遷移します。
EXサーベイの活用を開始するためには、「EXサーベイ」と「アンケート」を設定する必要があります。
②「EXサーベイ」の許可
このプロセスを通じて、EXサーベイのサービスへアクセスできるようになります。
EXサーベイでは、初期設定において「メンバーを指定」が設定されており、 全従業員にダッシュボードを閲覧させるなどの特別な運用でない限りは、 「全メンバー」へ変更しないようご注意ください。
基本的には、EXサーベイの管理者と閲覧者のみに対してチェックを入れていきます。
「メンバーを指定」＞「絞り込み」から、アクセスを許可するメンバーを指定し、 画面右下の「保存」をクリックしてください。
③「アンケート」の許可
このプロセスを通じて、社員がサーベイを回答することができるようになります。
アンケートは初期設定において「メンバーを指定」が設定されているため、 基本的に「全メンバー」へと変更し、全社員へのアクセスを許可した上で、 画面右下の「保存」をクリックしてください。
※サービス表示を極力減らしたいなどの運用の場合には、
「メンバーを指定」＞「絞り込み」から個別にメンバーを選択してください。
👉注意点 ：［メンバーを指定］に設定した場合の注意点
サービス管理画面の設定が意図せず上書きされるリスク
下記の条件を満たす社員がサービス管理画面にアクセスした際に発生します。
・デフォルトロールが割り当てられている
※この次の章で説明するロール設定にて説明します
・社員名簿の「管理者権限」にて「サービス管理権限」が付与されている
その社員からはサービス管理画面において、本人のみが表示されることになります。
その状態で「保存」をすると、その社員以外のチェックが外れることがあります。
これまでサービスを許可していたメンバーがアクセスできなくなります。
・新規作成メンバー発生時の再設定の必要性
「メンバーを指定」としている場合に、新規作成メンバーの利用設定はOFFになっているため、
メンバー作成後にサービスのアクセス許可が必要になります。
▷EXサーベイ/よくある質問：一部のメンバーにサーベイ配信のメールが届いていません。
5.必要なメンバーのロール設定
ここではロールの設定をしていきます。
ロールについて
ロールとは以下の内容を指します。
「どの範囲のメンバーを参照できるのか」
「どのプロフィール情報（人事情報）を閲覧・編集できるのか」
ロール設定を行うことで、分析者が登録データを閲覧できるようになり、EXサーベイの特徴の一つである「社員名簿の登録データを用いた分析」が可能になります。
EXサーベイの実施においては2つのロールを設定していきます。
①管理者用（EXサーベイ上で設定を行うメンバー）
②閲覧者用（EXサーベイ上で設定はできないが、閲覧のみ行えるメンバー）
まずは、本ページで「社員名簿」にてロールを設定します。
後ほど、「EXサーベイ」側においても管理者設定・閲覧権限設定を行います。
なお、サーベイ配信前には、管理者用のロールを設定しておけば問題ありません。
閲覧者用のロールに関しては、サーベイ配信後で設定しても問題ありません。
ロール設定は下記の流れで行います。
1.ロールを作成する
2.範囲設定を行う
3. 項目設定
4. メンバー割当
1.ロールを作成する
ロール設定画面の説明
ロール設定画面からロールの作成・編集・削除や各種設定ができます。
詳しい情報は以下のページで解説しております。
ロールの作成方法
①運用管理＞「ロール設定」をクリック
②「ロール新規作成」ボタンをクリック
③ロール名を入力
④「登録」ボタンをクリック
2.範囲設定を行う
範囲設定では、ロールに割り当てられたメンバーがどの範囲のメンバー詳細にアクセスできるかを設定します。
※デフォルトロールの範囲設定は「本人」から変更できません。
⑤「新規作成したロール」をクリック
⑥「範囲設定」にて任意の範囲を選択
⑦「保存」をクリック
＜アクセス可能な範囲＞
| 範囲設定 | 概要 | |
|---|---|---|
| ① | 全メンバー | 会社に所属する全てのメンバーを閲覧・編集できます。 |
| ② | 本人 | 本人のみ閲覧・編集できます。 |
| ③ | 所属部署のメンバー | 同じ部署に所属するメンバーを閲覧・編集できます。 （本人を含みます） |
| ④ | 配下部署のメンバー | 本人が所属する部署の配下部署に所属するメンバーを 閲覧・編集できます。（本人が所属する部署は含みません） |
| ⑤ | 所属部署と配下部署のメンバー | 同じ部署に所属するメンバーと配下部署に所属するメンバーを 閲覧・編集できます。（本人を含みます） |
| ⑥ | 部署を個別指定（指定部署のみ） | 指定した部署に所属するメンバーを閲覧・編集できます。 |
| ⑦ | 部署を個別指定（指定部署配下のみ） | 指定した部署の配下部署に所属するメンバーを 閲覧・編集できます。 |
| ⑧ |
部署を個別指定（指定部署と指定部署配下） |
指定した部署と指定した部署の配下部署に所属するメンバー を閲覧・編集できます。 |
⑥⑦⑧のいずれかの範囲を選択した場合、範囲の対象となる部署の指定ができるようになります。
部署は複数選択可能です。
・アクセス可能な範囲の例
3. 項目設定
項目設定では、ロールに割り当てられたメンバーがメンバー詳細のどの項目を閲覧/編集できるかを設定します。
⑧「項目設定」をクリック
⑨項目ごとに「なし」「閲覧」「編集」を選択
⑩「保存」をクリック
＜権限の設定＞
なし：項目がメンバー詳細画面に表示されません。
閲覧：項目がメンバー詳細画面に表示されます。ただし、編集はできません。
編集：項目がメンバー詳細画面に表示され、編集が可能です。
＜一括設定＞
「一括設定」からはセクション内の項目を一括で編集できます。
👉注意点
・設定を行うメンバーは以下項目が[閲覧][編集]できるロールが付与されている必要があります。
「氏」「名」「メールアドレス」「従業員番号」「入社日」「在籍状況」
・ダッシュボードに表示される分析条件や属性比較が[閲覧][編集]できるロールが付与されている必要があります。
※[年齢][就業年数]はロールの設定状況に関係なく、分析条件や属性比較に表示されます。
※作成された直後のロールは全項目「なし」が選択されています。
※新規組織情報を追加直後は、ロールの項目設定が「なし」が選択されています。
▷EXサーベイ/ダッシュボード上で分析軸の設定ができない場合
4. メンバー割当
メンバー割当をすることで、ロールに割り当てられたメンバーが範囲設定と項目設定に沿って、メンバーの情報を閲覧/編集できるようになります。
⑪「メンバー割当」をクリック
⑫ロール付与対象のメンバーを指定して割り当てる（※1）
⑬「保存」をクリック
※1 メンバー割当の方法は、［組織上長に割り当てる］［組織情報を指定して割り当てる］［メンバーを個別に指定して割り当てる］方法がございます。
▷ヘルプページ：社員名簿/ロール設定について>- 4.メンバー割当
※メンバー割当画面では、操作者自身のロール設定に関わらず、主部署やグレード・等級といった情報が表示されます。
※デフォルトロールでは、新規登録されたメンバーが自動で割り当てられます。
以上で完了です。
次のSTEP
前のSTEP