EXサーベイ/STEP3:社員名簿の設定-前編

2024-01-30 09:33:30 UTC

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本記事は、EXサーベイをご契約いただいているお客様向けの内容となります。

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本ページで貴社に行っていただくこと

  • 必要なメンバーの権限設定
  • 部署など企業情報の登録
  • 社員の情報登録

 


目次

社員名簿の設定について
1.必要なメンバーの権限設定
2.部署など企業情報の登録
3.社員の情報登録

 


社員名簿の設定について

EXサーベイを活用するために、まずは「社員名簿」にて初期設定を行う必要があります。

そして、社員名簿側での初期設定には下記の通り、5つの設定が必要になります。

本ページでは1~3の設定、後編ページでは4~5の設定になります。

1.必要なメンバーの権限設定_本ページ
2.部署・企業情報の登録_本ページ
3.利用するメンバー情報の登録_本ページ
4.利用できるサービスを設定する_後編ページ
5.必要なメンバーのロール設定_後編ページ

 


1.必要なメンバーの権限設定

本STEPでは「EXサーベイ」ではなく、「社員名簿」にて設定を進めていきます。

まずはHRBrainにログイン後、「社員名簿」を選択してください。

👉注意点
ログイン後、「EXサーベイ」を選んでしまった方は、画面右上端の [メニュー] > [社員名簿] で社員名簿の画面に進みます。

 

1.HRBrainの管理者として操作を行う方に権限を付与する方法

設定などを行うにあたり各種権限の設定が必要になります。まずはご自身の権限状況を確認し、権限の設定を行ってください。

EXサーベイは「社員名簿」と密接に連携をしており、適切にサーベイ結果が表示されるためにも、権限を人事などシステム担当者に限定することが望ましいです。

なお、サーベイ結果を閲覧するだけであれば、権限はなくとも問題ありません。

 

2.権限の設定方法

①ナビゲーション / タブ

「管理者権限設定」をクリックすると管理者権限画面が表示されます。

※「管理者設定」権限を持たない場合は表示されません。

②メンバー一覧

登録された全メンバーが表示されます。 各種権限のチェックを付け外ししてメンバーに与える権限を設定します。

③保存ボタン

編集した権限設定を保存します。

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<権限概要>

管理者権限設定 管理者権限画面で「誰」に「どの権限を与えるか」を設定可能
※社員名簿内の全ての権限を管理できるため、会社全体の管理者への付与を推奨します
メンバー追加 メンバーの新規追加が可能
メンバー削除 メンバーの削除が可能
組織情報 組織情報の編集が可能
企業情報 企業情報の編集が可能

プロフィール
項目設定

ロール設定および項目・レイアウト編集に関する操作が可能

・ロール設定
※誰が、誰の、何の項目を閲覧/編集できるかを設定する機能です

・項目・レイアウト編集
※メンバー詳細画面内の項目と、そのレイアウトを編集できる機能です
ログイン管理 メンバーへのログイン案内操作が可能
サービス管理 契約中の各サービスを利用できるメンバーの選択/解除が可能
定期更新項目
グループ設定
定期更新項目のデータ登録・編集が可能
※定期更新項目とは、月次勤怠などの一人につき、データの個数が複数あるものを、全社で同じタイミングで一括登録できる形式を指しています
※後述の[メンバー情報一括操作]のうち、定期更新項目のデータ登録・編集のみを切り出した権限です
申請ワーク
フロー設定
申請ワークフローの作成と管理が可能
メンバー情報
一括操作
メンバー一覧>一括登録・編集の操作が可能
・一般項目・メンバー登録
・個別追加項目グループ
・定期更新項目グループ
・顔写真

メンバー一覧>CSVダウンロードが可能

 

※メンバー情報一括操作権限を持つメンバーは、下記画像の赤枠部分が表示されます

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2.部署など企業情報の登録

ここでは部署や職種など組織のマスター情報を登録します。

 

組織情報の登録

組織情報設定画面にて、部署やグレード等の組織情報を追加・編集します。

 

組織情報の見方

①ナビゲーション 運用管理>[組織情報]をクリックすると組織情報設定画面が表示されます。

※「組織情報」権限を持たない場合は表示されません。

②組織情報 登録された組織情報が表示されます。

③閲覧・編集切り替え 組織情報の閲覧・編集モードを切り替えます。

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組織情報の登録・編集方法

①「追加」ボタン:新しい項目を追加できます。

②「削除」ボタン:項目を削除できます。

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※保存されるまでは、追加・編集・削除は確定されません。

※在籍状況の「在籍中」「休職中」「退職済み」は編集・削除できません。

部署情報をCSVで一括登録・編集したい場合は下記ヘルプページをご覧ください。

部署情報のCSV一括インポート方法

 

組織情報に階層をもたせる場合

①「追加」ボタン

同じ階層に新しい項目を追加できます。

②「削除」ボタン

項目を削除できます。

③「子階層追加」ボタン

「子階層追加」ボタンをクリックした項目に子階層の項目が追加されます。

👉注意点
・親項目を削除した場合は子階層の項目も合わせて削除されます。
・削除された部署のメンバーは部署設定が空になります。
・保存されるまでは、追加・編集・削除は確定されません。

 

新しい組織情報を作成する

デフォルトで存在する組織情報以外にもオリジナルの組織情報を作成できます。

①画面最下部へスクロール

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②「組織情報を新規作成する」をクリック

③ 組織情報名を記入

④項目名を記入

⑤項目を追加

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👉注意点
・保存されるまでは、追加・編集・削除は確定されません。
・新規組織情報を追加直後は、ロールの項目設定が「なし」と選択されています。
・追加した項目を編集活用するためには各ロールの項目設定をから権限を「編集」に変更してください。

 

企業情報の登録

企業情報登録画面にて自社に関する基本的な情報の登録を行います。

①ナビゲーション>運用管理>[企業情報]をクリック

②該当箇所を入力して[保存]ボタンをクリック

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👉注意点
・会社名とメールアドレスは必須です。
・企業情報を閲覧・編集するには「企業情報」権限が必要です。

 

(必要であれば)組織上長の登録

部署ごとに組織上長を設定します。組織上長は1つの部署に複数の上長を設定することができます。

①[運用管理]をクリック

②[一括登録・編集]>[組織上長]をクリック

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③[テンプレートダウンロード]をクリック

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④CSVで上長を登録

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👉注意点
・コード、従業員番号またはメールアドレスは必須です。それ以外では任意です。
・ファイルの1行目までがヘッダーとして扱われ、ヘッダーがないファイルはエラーになります
・上長に設定するメンバーのメンバー情報に、対象部署が登録されていなくとも上長に設定ができます。

 


3.サーベイを利用するメンバーの情報登録

EXサーベイは、「社員名簿」に登録されているメンバーに対してのみ、サーベイを送付することができます。

また分析をする際には、登録されているデータを切り口に分析をすることができます。

したがって、以下では社員名簿にデータを登録する際のポイント2点を説明します。

・What:何を登録するのか?
・How:どのように登録するのか

 

■What:何を登録するのか?

EXサーベイの活用時に、社員情報として登録していただく項目は下記の通りです。

登録内容 項目名
氏名 「氏」・「名」(※注1)
メールアドレス 「メールアドレス」(※注2)
従業員番号 「従業員番号」(※注2)
性別 「性別」
年齢 「生年月日」
職種 「主職種」
部署 「主部署」
役職・職位 「役職・職位」
就業場所 「就業場所」
グレード・等級 「グレード・等級」
雇用形態 「雇用形態」
採用区分(新卒・中途など) 「採用区分」
在籍状況(在職中・退職済みなど) 「在籍状況」(※注1)
就業年数 「入社日」(※注1)

※注1:登録が必須の項目です。登録なしではサーベイが配信されません。

※注2:「メールアドレス」または「従業員番号」は、いずれか必須になります。

※(注)がついていない項目については、登録推奨項目になりますが、一般的には全ての項目を登録されることが多いです。

登録しておくことで、分析時に分析軸として活用することが可能になります。

なお、サーベイ配信後に後から項目を追加しても回答データは紐づきません。ご注意ください。

 

■How:どのように登録するのか?

メンバーの登録方法は大きく分けて2つのパターンが存在します。

パターン①:CSVで一括登録
パターン②:個人ごとの登録

パターン①:CSVで一括登録

メンバー一覧画面の「メンバー一括登録」ボタンから登録することができます。

A.ナビゲーション>[メンバー一覧]をクリック

B.[一括登録・編集]>[一般項目・メンバー登録]ボタンをクリック

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C.[テンプレートダウンロード]ボタンよりテンプレートをダウンロードして、CSVファイルに情報を追加します。

D.[ファイルを選択またはドラッグ&ドロップ]より、CSVファイルをインポートします。

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E.[保存]ボタンをクリック

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F.「一般項目・メンバー登録を実行しますか?」とポップアップが表示されるので、右下の[保存]をクリック

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G.画面右上に「直近のアップロード: 成功 アップロード日時: yyyy年mm月dd日hh時mm分 実行者: 〇〇 〇〇」と表示されたら完了です。

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👉注意点
■ファイルサイズの上限
・CSV以外:1ファイル10MB
・CSVファイル:1ファイル25MB
・メンバー詳細にて保存ボタンを1回の押下した際の上限:32MB

■その他
・添付ファイル項目と画像項目はエクスポート・インポート対象外です。
・計算項目(年齢・通勤手当・通勤費)はインポート対象外です。
  計算元となる項目(生年月日等)を変更してアップロードしてください。
・ロールの閲覧権限のある項目のみがエクスポート対象です。
・ロールの編集権限のある項目のみがインポート対象となり、対象外の項目は除外されます。
・文字コードはUTF-8もしくはUTF-8 BOMをご使用ください。
・組織情報等のプルダウンの選択肢は予め登録しておく必要があるため、存在しない選択肢を記載するとエラーになります。
・従業員番号に/(スラッシュ)を使用することはできません。
・主部署(職種)がない状態で副部署(職種)だけ登録することはできません。
・主部署(職種)と副部署(職種)に重複した部署(職種)を登録することはできません。
・副部署、副職種は4つまでご登録可能です。
・ファイルの6行目までがヘッダーとして扱われ、ヘッダーがないファイルはエラーになります。
・ダウンロードしたCSVファイルは他のファイルへ貼り付け等はせずに編集してください。
 文字コードの変更によりインポートエラーとなる場合があります。

 

パターン②:個人ごとの登録

メンバー一覧画面の「メンバー新規登録」ボタンから新規登録することができます。

A.ナビゲーション>[メンバー一覧]をクリック

B.[メンバー新規登録]ボタンをクリック

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C.プロフィール登録情報を入力して[登録]ボタンをクリック

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👉注意点
※氏名は必須になります。
※メールアドレスまたは従業員番号はいずれか必須になります。
※メンバーの登録には「メンバー追加」の権限が必要です。
※アップロードできる顔写真は10MBまでです。

 


以上で完了です。

 

次のSTEP

EXサーベイ/STEP4:社員名簿での設定-後編

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EXサーベイ/STEP2:初期設定について

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