EXサーベイ/STEP3：社員名簿の設定-前編
本記事は、EXサーベイをご契約いただいているお客様向けの内容となります。
本ページで貴社に行っていただくこと
- 必要なメンバーの権限設定
- 部署など企業情報の登録
- 社員の情報登録
目次
社員名簿の設定について
1.必要なメンバーの権限設定
2.部署など企業情報の登録
3.社員の情報登録
社員名簿の設定について
EXサーベイを活用するために、まずは「社員名簿」にて初期設定を行う必要があります。
そして、社員名簿側での初期設定には下記の通り、5つの設定が必要になります。
本ページでは1~3の設定、後編ページでは4~5の設定になります。
1.必要なメンバーの権限設定_本ページ
2.部署・企業情報の登録_本ページ
3.利用するメンバー情報の登録_本ページ
4.利用できるサービスを設定する_後編ページ
5.必要なメンバーのロール設定_後編ページ
👉注意点
主部署や年齢等、サーベイ配信後に追加できない項目があり、
配信予定日の0:00時点での登録情報を使用する仕様のため、
必ず配信日の前日までにデータ登録を完了してください。
1.必要なメンバーの権限設定
本STEPでは「EXサーベイ」ではなく、「社員名簿」にて設定を進めていきます。
まずはHRBrainにログイン後、「社員名簿」を選択してください。
👉注意点
ログイン後、「EXサーベイ」を選んでしまった方は、画面右上端の [メニュー] ＞ [社員名簿] で社員名簿の画面に進みます。
HRBrainの管理者として操作を行う方に権限を付与する方法
設定などを行うにあたり各種権限の設定が必要になります。まずはご自身の権限状況を確認し、権限の設定を行ってください。
EXサーベイは「社員名簿」と密接に連携をしており、適切にサーベイ結果が表示されるためにも、権限を人事などシステム担当者に限定することが望ましいです。
なお、サーベイ結果を閲覧するだけであれば、権限はなくとも問題ありません。
権限の設定方法
設定方法と各種権限の概要は下記ヘルプページをご参照ください。
▷社員名簿/各種権限を付与する方法(管理者権限設定)について
2.部署など企業情報の登録
ここでは部署や職種など組織のマスター情報を登録します。
組織情報の登録
登録方法は下記ヘルプページをご参照ください。
👉注意点
サーベイ結果の分析をしやすくするため、以下の点に留意しての登録を推奨しております。
①等級や役職は「部長→課長→班長」といったように、一番上に最も上位の役職を登録し、
そこから順番に下位の役職となるようにご登録いただく
②管理職/専門職のようにキャリアパスが枝分かれするのであれば、
キャリアパスがわかる形でそれぞれまとまりのある形でご登録いただく
（マネージャーパスは「M-◯等級」専門職パスは「P-◯等級」としまとめる等）
③役職はサーベイ実施後、任意のグループでまとめた形で分析することが可能なため、
登録時は「管理職(M1〜M3)」などでまとめず「M1、M2、M3」といったように
実態に合わせてできるだけ細かくご登録いただく
④分析しやすくするため、結果を比較したい部署の階層を揃えて登録することを推奨しております。
（第1階層はグループ会社に揃え、第2階層以下で各グループ会社の部署をご登録いただく。）
・「.」等を入れていただくことで階層を飛ばすことが可能です。
(例）「営業部>.>営業チーム」
▷社員名簿/部署の階層を飛ばして設定したい
企業情報の登録
登録方法は下記ヘルプページをご参照ください。
（必要であれば）組織上長の登録
詳細は下記ヘルプページをご参照ください。
3.サーベイを利用するメンバーの情報登録
EXサーベイは、「社員名簿」に登録されているメンバーに対してのみ、サーベイを送付することができます。
また分析をする際には、登録されているデータを切り口に分析をすることができます。
したがって、以下では社員名簿にデータを登録する際のポイント2点を説明します。
・What：何を登録するのか？
・How：どのように登録するのか
■What：何を登録するのか？
EXサーベイの活用時に、社員情報として登録していただく項目は下記の通りです。
| 登録内容 | 項目名 |
|---|---|
| 氏名 | 「氏」・「名」（※注1） |
| メールアドレス | 「メールアドレス」（※注2） |
| 従業員番号 | 「従業員番号」（※注2） |
| 性別 | 「性別」 |
| 年齢 | 「生年月日」 |
| 職種 | 「主職種」 |
| 部署 | 「主部署」 |
| 役職・職位 | 「役職・職位」 |
| 就業場所 | 「就業場所」 |
| グレード・等級 | 「グレード・等級」 |
| 雇用形態 | 「雇用形態」 |
| 採用区分（新卒・中途など） | 「採用区分」 |
| 在籍状況（在職中・退職済みなど） | 「在籍状況」（※注1） |
| 就業年数 | 「入社日」（※注1） |
※注1：登録が必須の項目です。登録なしではサーベイが配信されません。
※注2：「メールアドレス」または「従業員番号」は、いずれか必須になります。
※(注)がついていない項目については、登録推奨項目になりますが、一般的には全ての項目を登録されることが多いです。
登録しておくことで、分析時に分析軸として活用することが可能になります。
なお、サーベイ配信後に後から項目を追加しても回答データは紐づきません。ご注意ください。
■How：どのように登録するのか？
メンバーの登録方法は大きく分けて2つのパターンが存在します。
下記ヘルプページのどちらかの方法で登録できます。
パターンA：CSVで一括登録
パターンB：個人ごとの登録
以上で完了です。
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