社員名簿/[一般項目・メンバー登録]の操作方法

2024-05-22 08:12:03 UTC

このページでは社員名簿機能での[一般項目・メンバー登録]での、新規メンバー登録/更新/削除の方法について説明いたします。

 

目次

1.メンバーの新規登録方法(手入力)
・2.メンバーの新規追加/更新方法(CSVで一括登録)
3.メンバーの削除方法
4.顔写真の一括登録方法

 

1.メンバーの新規登録方法(手入力)


 

メンバー一覧画面の「メンバー新規登録」ボタンから新規登録することができます。


①社員名簿>[メンバー一覧]をクリック
②[メンバー新規登録]ボタンをクリック


③プロフィール登録情報を入力して[登録]ボタンをクリック

※氏名と、メールアドレスまたは従業員番号は必須です。

※従業員番号は20文字以内で設定してください。
※メンバーの登録には「メンバー追加」の権限が必要です。
※アップロードできる顔写真は10MBまでです。

 

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2.メンバーの新規追加/更新方法(CSVで一括登録)


 

メンバー一覧画面の「メンバー一括登録」ボタンから登録することができます。
※こちらの設定は管理者権限設定>[メンバー一括設定]権限がないとご利用いただけません。事前にご確認ください。


①社員名簿>[メンバー一覧]をクリック
②[一括登録・編集]>[一般項目・メンバー登録]ボタンをクリック

③[テンプレートダウンロード]ボタンよりテンプレートをダウンロードして、CSVファイルに情報を追加します。

④[ファイルを選択またはドラッグ&ドロップ]より、CSVファイルをインポートします。

⑤[保存]ボタンをクリック

⑥「一般項目・メンバー登録を実行しますか?」とポップアップが表示されるので、右下の[保存]をクリック

⑦画面右上に「直近のアップロード: 成功 アップロード日時: 202◯年00月00日00時00分 実行者: 〇〇 〇〇」と表示されたら完了です。

注意事項

アップロード時の挙動

CSVの上部から100人分ずつ(〜100人・〜200人・〜300人…)アップロードされます。
例)
【223行目にエラーがある場合】 →200人目までの登録は成功、201人目以降がすべて失敗となり登録されない。 (201〜222人目まではデータに問題がなくても登録されません)

mceclip0.png

 

■よくある間違い例(以下のように表記が異なるとエラーが発生します)

種類

◯:正しい入力例

×:誤った入力例

段階の表記が間違っている 開発部>鈴木班(半角) 開発部鈴木班(全角)

複数選択の表記が間違っている

開発部>鈴木班|開発部>山田班 開発部>鈴木班,開発部>山田班

HRBrainに登録されている表記と異なる

(例:5等級と登録している場合)

5等級(半角) 等級(全角)

 

■ファイルサイズの上限
・CSV以外   1ファイル:10MB
・CSVファイル 1ファイル:25MB
・メンバー詳細にて保存ボタンを1回の押下した際の上限:32MB

■その他

・ファイルの6行目までがヘッダーとして扱われ、ヘッダーがないファイルはエラーになります。そのため6行目までは編集せずに7行目から編集をしてください。
・添付ファイル項目と画像項目はエクスポート・インポート対象外です。
・計算項目(年齢・通勤手当・通勤費)はインポート対象外です。計算元となる項目(生年月日等)を 変更してアップロードしてください。
・ロールの閲覧権限のある項目のみがエクスポート対象です。
・ロールの編集権限のある項目のみがインポート対象となり、対象外の項目は除外されます。

▷ヘルプページ:社員名簿/ロール設定について
・文字コードはUTF-8もしくはUTF-8 BOMをご使用ください。
・組織情報等のプルダウンの選択肢は予め登録しておく必要があるため、存在しない選択肢を記載するとエラーになります。

・組織情報コードでデータを登録することはできません。
・従業員番号に/(スラッシュ)を使用することはできません。
・主部署(職種)がない状態で副部署(職種)だけ登録することはできません。
・主部署(職種)と副部署(職種)に重複した部署(職種)を登録することはできません。
・副部署、副職種は4つまでご登録可能です。
 その他のカスタムプルダウン項目で複数選択設定をした場合、登録できるデータ数の制限はありません。
・メンバーの削除はできません。
・ダウンロードしたCSVファイルは他のファイルへ貼り付け等はせずに編集してください。文字コードの変更によりインポートエラーとなる場合があります。

・ダウンロードしたCSVは、ロール設定にて閲覧可能な範囲のメンバーが表示されますが、数名ずつアップロードすることもできます。また、データを登録したい項目のみでアップロードすることも可能です。

 ※ただし、削除ではなくバックスペースキーでセルを空白にした場合は、空白として上書きされるため、データが削除されます。不要な列や行は、列や行ごと削除してください。

また、安全に操作を行うため事前にバックアップを取ってからアップロードをすることを推奨します。

・7行目以降の行については、並び順を変更しても問題ありません。

・列は、[メールアドレス][従業員番号][氏][名]をダウンロードしたまま変更せずにアップロードしてください。上記を列ごと削除した場合、データが正しく登録されない場合があります。
▷ヘルプページ:社員名簿/CSV一括登録で一部の列が登録できない

 

エラーが起きた場合は以下ヘルプページをご参考ください

▷ヘルプページ:社員名簿/一般項目・メンバー登録時のエラー一覧と対処法

 

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3.メンバーの削除方法


 

メンバー詳細情報画面からメンバーを削除できます。

①メンバー一覧>対象者名の右横にある[>]からメンバー詳細に入り「編集」をクリック

② メンバー情報最下部へスクロール

③「メンバー削除」ボタンをクリック

④削除確認で「削除」ボタンをクリック

※メンバーを削除するには「メンバー削除」権限が必要です。

 

CSVファイルにてアップロードすることで、一括でメンバーの情報をHRBrainから削除できる機能もあります。

▷ヘルプページ:社員名簿/メンバー削除機能の使い方

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4.顔写真の一括登録方法


 

メンバーの顔写真を一括で登録することができます。
※こちらの設定は管理者権限設定>[メンバー一括設定]権限がないとご利用いただけません。事前にご確認ください。

 

登録方法

①メンバー一覧をクリック
②一括登録・編集>[顔写真]をクリック


③顔写真一括登録・編集画面>顔写真の選択。
└ファイル選択またはドラッグ&ドロップで写真を選択。


④顔写真に対してどのメンバーにアップロードするかを選択。
└2つの方法で選択が可能です。※キャプチャ(1)(2)参照
⑤画像をリセット
└編集中の顔写真の画像をリセットをすることができます。
⑥保存ボタンをクリック。

14.png

備考

<写真に関して>
・顔写真1枚のファイルサイズ上限は10MBです。

・画像が縦長な画像の場合、中心を正方形にトリミングして表示される仕様になっています。

<必要な権限設定>
顔写真一括登録を行う為の権限
・ロール設定>アクセス可能な項目
氏 名:閲覧
顔写真:編集

顔写真自動ひも付けを行う場合の権限
・ロール設定>アクセス可能な項目
従業員番号:閲覧

顔写真一括登録・編集画面で従業員番号とメールアドレスを表示させる場合の権限
・ロール設定>アクセス可能な項目
メールアドレス:閲覧
従業員番号:閲覧

<その他注意事項>
・選択メンバーが重複していた場合、最初の画像(左にある画像)のみアップロードが成功します。

 

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