人材配置/社員名簿へ配置案を反映する
目次
・概要
・設定できるメンバー
・操作方法
┗ 部署情報の上書き
┗ メンバー情報の上書き
┗ 注意事項
概要
人材配置で作成した配置案を、社員名簿側に反映することができます。
設定できるメンバー
以下の権限をお持ちのメンバーが社員名簿に配置案を反映できます。
- 人事配置でプロジェクトのオーナー権限
- 社員名簿>[権限設定]>[管理者権限設定]で「組織情報」「メンバー情報一括操作」の権限
▷社員名簿/各種権限を付与する方法(管理者権限設定)について - メンバー情報を編集できるロール
▷社員名簿/ロール設定について
操作方法
部署情報の上書き
部署情報の上書きの前に、予め現在の部署マスタ情報のバックアップをお取りください。
バックアップ手順
①社員名簿>[運用管理]>[組織情報]>[一括登録・編集]>[組織情報履歴]をクリック
②「組織情報を選択」で[部署]を選択
③[登録されている組織情報履歴をダウンロード]をクリックしてダウンロード
部署情報の上書き手順
①社員名簿に反映したい配置案の部署CSVをダウンロード
②部署を新規で追加している場合は新規部署に「組織情報コード」を設定する
部署を追加した際、A列のコードにランダムな値(下図赤枠)が自動で入るため、任意のコードに変更してく
ださい。
▷社員名簿/組織情報コードとは
③ダウンロードした配置案CSVのメモ列(E列)を列ごと削除する(下図青枠)
※追加した部署以外にA列のコードが未設定(空欄)の部署がある場合は任意のコードを設定してください。
④部署の配置案(CSV)を社員名簿の組織情報マスタへアップロードする
1. 社員名簿 > [組織情報] > [一括登録・編集] > [組織情報]
・『一括登録する組織情報を選択』：部署
・『アップロード形式を選択』：上書き
2. [ファイル選択またはドラッグ＆ドロップ] でファイルを選択し[保存]をクリック
▷社員名簿/部署情報のCSV一括アップロード方法（部署の追加・並び替え）＞CSVのアップロード方法
💡ポイント
誤った情報をアップロードしてしまったり、部署情報を元に戻したい場合は
バックアップ手順の画面でバックアップしたCSVをアップロードしてください。
メンバー情報の上書き
メンバー情報の上書きの前に、予め現在のメンバー情報のバックアップをお取りください。
▷社員名簿/データのバックアップ方法
通常の手順 と 通常以外の手順 の２種類があります。
①通常の手順
１．現情報のバックアップを取る
・[社員名簿]で全メンバー情報をCSVでダウンロードする
（■社員名簿/メンバー一覧をCSVダウンロードしたい）
２．社員名簿に反映したい配置案の部署CSVをダウンロードする
■ダウンロード方法：人材配置/配置案のインポートとエクスポート（ダウンロード）
３．（必要な方のみ）ダウンロードした配置案CSVを社員名簿用に調整するため以下いずれかの実施が必要
・仮メンバー列（下図赤枠箇所の列）を削除
・本メンバーとして登録する場合は従業員番号もしくはメールアドレスと氏名（下図青枠箇所）を入力
４．３の配置案ファイルを社員名簿側へインポートする
■社員名簿/[一般項目・メンバー登録]の操作方法＞2.メンバーの新規追加/更新方法（CSVで一括登録）
■インポート先
①社員名簿＞メンバー一覧＞一般項目・編集
②『ファイル選択またはドラッグ＆ドロップ』箇所にファイルをアップロード
②通常以外の手順
社員名簿CSVテンプレートを利用したインポート手順です。
・まれではありますが、プロジェクトで編集した項目名と同じ項目が社員名簿に複数ある場合には注意が必要です。
・アップロードする際に、複数ある項目のうち、どの項目の値を変更するべきか、
・その親となる大項目/中項目が指定されている必要があります。
社員名簿上で、親となる大項目/中項目を確認しながらCSVテンプレートをダウンロードすることで更新対象の項目を確実に指定できます。
手順
1. 社員名簿のテンプレートをダウンロード
a. 社員名簿のメンバー一覧を開く
b. 表示列の項目を左から以下の順に設定する
・主部署 / 副部署 / 主職種 / 副職種 / グレード・等級 / 役職・職位 / 就業場所 / 雇用形態 / 在籍状況
・親となる大項目/中項目が`＞`区切りで表示されるので、確認しながら項目を選択してください。
・この並び順にしておくことで、人材配置機能から出力したCSVをコピーアンドペーストする際に一括でより簡単に行えます。
- 列が表示されてる状態でないとダウンロードCSVに列見出しが入りません。
c. 画面右上の［一括登録・編集］ボタンから［一般項目・メンバー登録］を選択
d. テンプレートダウンロードから「6行のヘッダーで出力」を選択し、CSVをダウンロードする
1. ※出力は退職者を除く全メンバーでの出力が推奨です。
2. 配置案のCSV情報を社員名簿テンプレートにコピーアンドペースト
a. 社員名簿に反映したい配置案のCSVをダウンロード
ⅰ. (人材配置/配置案のインポートとエクスポート（ダウンロード））
b. ダウンロードした配置案CSVを社員名簿用に調整
1. 仮メンバー列を削除、または本メンバーとして登録する場合には従業員番号もしくはメールアドレスと氏名を入れます。
2. メモ列を削除
c. 社員名簿テンプレートにコピーアンドペースト
・配置案CSVにおいて、変更したい対象範囲を選択してコピー
・7行目を先頭にして社員名簿テンプレートへ貼り付け
・列見出しとペーストした値が合っているか確認
3. 調整したファイルを社員名簿へインポート
注意事項
[仮置き場]＆[退職・部署なし]は部署として扱っています。
いずれかにメンバーがいる状態でCSVでダウンロードした場合、部署列では『仮置き場』または『退職・部署なし』と記載されます。（その状態でHRBrain社員名簿へインポートするとエラーになります）