メンバーの異動・評価者変更
この記事ではメンバーの部署異動や評価者の変更が生じた際の設定方法について説明します。
目次
・1.変更する情報
・2.所属部署情報の変更
- 2-a.変更するメンバーが少数の場合
- 2-b.変更するメンバーが複数の場合
・3.変更情報を評価期に反映
・4.ひも付けグループの変更
- 4-a.手入力で設定
- 4-b.同じ評価者を一括で設定
- 4-c.Excelでひも付け設定
1.変更する情報
メンバーの異動が生じた際は下記情報の変更を行います。
- 所属部署情報の変更
- 変更情報を評価期に反映
- ひも付けグループの変更
2.所属部署情報の変更
部署異動が発生した際は社員名簿機能にてメンバー情報の変更を行います。
2-a.変更するメンバーが少数の場合
メンバー詳細画面から一人ずつ変更を行います。
メンバー詳細画面ではメンバーの人事情報を閲覧・編集を行うことができます。
閲覧・編集を行うには社員名簿のロール設定にて閲覧・編集権限を付与する必要があります。
プロフィール詳細画面の説明
①基本属性
メンバー情報の代表的な情報が常時画面に表示されます。
②メンバー詳細情報
メンバー情報が表示されます。
表示される情報は「ロール設定」により自分が閲覧・編集可能と設定されている項目のみです。
関連：ロール設定とは？
③目次
メンバー情報が目次で表示されます。
各目次をクリックすると、そのメンバー情報まで移動します。
④閲覧・編集切り替え
メンバー情報の閲覧・編集モードを切り替えます。
⑤保存ボタン
編集したメンバー情報を保存します。
※編集モードの時にのみ表示されます。
プロフィールの変更方法
個人のプロフィール情報は詳細画面から編集を行います。
■手順
①プロフィール詳細画面にて閲覧・編集切り替えボタンにて編集モードに切り替える
②項目の編集を行う
③画面下部の保存ボタンを押す
2-b.変更するメンバーが複数の場合
メンバー一覧画面の「メンバー一括登録」ボタンから登録することができます。
※こちらの設定は管理者権限設定＞［メンバー一括設定］権限がないとご利用いただけません。事前にご確認ください。
①ナビゲーション＞［メンバー一覧］をクリック
②［一括登録・編集］＞［一般項目・メンバー登録］ボタンをクリック
③［テンプレートダウンロード］ボタンよりテンプレートをダウンロードして、CSVファイルに情報を追加します。
④［ファイルを選択またはドラッグ&ドロップ］より、CSVファイルをインポートします。
⑤［保存］ボタンをクリック
⑥「一般項目・メンバー登録を実行しますか？」とポップアップが表示されるので、右下の［保存］をクリック
⑦画面右上に「直近のアップロード: 成功 アップロード日時： 202◯年00月00日00時00分 実行者： 〇〇 〇〇」と表示されたら完了です。
注意事項
■ファイルサイズの上限
・CSV以外 １ファイル：10MB
・CSVファイル １ファイル：25MB
・メンバー詳細にて保存ボタンを1回の押下した際の上限：32MB
■その他
・添付ファイル項目と画像項目はエクスポート・インポート対象外です。
・計算項目（年齢・通勤手当・通勤費）はインポート対象外です。計算元となる項目（生年月日等）を変更してアップロードしてください。
・ロールの閲覧権限のある項目のみがエクスポート対象です。
・ロールの編集権限のある項目のみがインポート対象となり、対象外の項目は除外されます。
・文字コードはUTF-8もしくはUTF-8 BOMをご使用ください。
・組織情報等のプルダウンの選択肢は予め登録しておく必要があるため、存在しない選択肢を記載するとエラーになります。
・従業員番号に/(スラッシュ)を使用することはできません。
・主部署（職種）がない状態で副部署（職種）だけ登録することはできません。
・主部署（職種）と副部署（職種）に重複した部署（職種）を登録することはできません。
・副部署、副職種は4つまでご登録可能です。
・メンバーの削除はできません。
・ファイルの6行目までがヘッダーとして扱われ、ヘッダーがないファイルはエラーになります。
・ダウンロードしたCSVファイルは他のファイルへ貼り付け等はせずに編集してください。文字コードの変更によりインポートエラーとなる場合があります。
3.変更情報を評価期に反映
メンバー情報または企業情報に新規作成・変更を行った場合、人事評価機能にて「どの評価期に変更した情報を反映させるか」を選択して、評価期に反映させる必要があります。
評価期ごとの所属していた部署や役職・等級などの情報が異なるため、変更後の情報をどの評価期に反映させるのかを選択できるようにしております。
設定方法の詳細はこちらの記事もご覧ください。
※終了している評価期への反映は行なえません。
①ナビゲーション＞評価期管理設定＞［メンバーと企業情報の反映］をクリック
②反映する評価期を選択し、［確認］をクリック
③新規作成・変更を行った情報に誤りが無いか確認し、［変更を反映］をクリック
■メンバー情報に新規作成・変更を行った場合
メンバータブを確認してください
■企業情報に新規作成・変更を行った場合
企業情報タブを確認してください
変更が反映されるとこのようなメッセージが表示されます。
4.ひも付けグループの変更
部署が異動となった場合、評価者が変更になることがあります。
その場合、ひも付けグループの編集を行い、評価者の設定を変更する必要があります。
詳細はこちらの記事をご覧ください。
ひも付けグループの変更方法は3つの方法がございます。
手入力で設定・・・ひも付けを行う被評価者が少人数の場合ご活用ください。
Excelでひも付け設定・・・ひも付けを行う被評価者が大人数の場合ご活用ください。
同じ評価者を一括で設定・・・被評価者の評価者が、全員同じである場合ご活用ください。
4-a.手入力で設定
※下記の流れはシートの編集画面からの説明です。編集画面までの手順はこちらをご覧ください。
①シート編集画面＞［ひも付けグループ選択］タブ＞［新規作成］をクリック
②ひも付けグループ名を入力
③一次評価者〜四次評価者、最終評価者列に評価者を手入力で設定
※一次評価者〜四次評価者の設定は任意ですが、最終評価者は必ず1名設定する必要があります。
④完了したら［ひも付けを保存］をクリック
4-b.同じ評価者を一括で設定
①［評価者一括設定］をクリック
②一括設定したい被評価者名の左にチェックをつける
③評価者一括設定の［評価者］に一括設定したい評価者名を設定（入力するとプルダウンで候補が表示されます）
④［評価者列］に選択した評価者を一次評価者〜四次評価者、最終評価者のいずれの評価者にするか選択
⑤［一括設定］ボタンをクリック
⑥完了したらひも付けを保存をクリック
4-c.Excelでひも付け設定
①［Excelでひも付け設定］をクリック
②［表示メンバーをダウンロードして評価者編集］をクリック
ダウンロードされたExcelファイルを開き、任意の被評価者に評価者を入力
③②の画面に戻って［ファイルを選択］ボタンをクリックし、編集したExcelファイルを選択する
④［一括設定］ボタンをクリック
⑤完了したらひも付けを保存をクリック
注意事項
・評価対象メンバーには最終評価者を必ず設定する必要があるため、最終評価者を設定せずに一次評価者〜四次評価者を設定できません。
・ダッシュボードの進捗状況アイコンは最終評価者の評価完了をもって完了アイコンに変わります。
・一人につき評価者は一回ひも付けできます。
・被評価者と評価者を同じメンバーにすることはできません。
・一次評価者〜四次評価者は最大80名（最終評価者を含む評価者は合計で81名）まで設定できます。
・評価が完了しているシートがある場合、評価の取り下げが必要です。
参考ヘルプページ
▷人事評価/シート公開後に評価者を変更できない
▷人事評価/評価管理者による評価の代理取り下げ方法
ひも付けグループに評価完了しているシートがないか確認してください。
確認方法の例
▷人事評価/評価シート公開後に、ひも付けグループごと変更できますか？＞確認方法の例
・目標承認のステータスの場合は、そのままのステータスで評価者の変更が出来ます。