人事評価/メンバーへの通知メール一覧

2023-07-26 07:22:15 UTC

管理者や評価者を設定したり、シート上の操作(被評価者/評価者/承認者)によって、確認や操作が必要なメンバーへ通知メールが送信されます。
メールを受け取ったメンバーは、次に何をするべきかをリアルタイムに把握することができます。

通知メールのグループ

【シートの操作に関する通知メール】
・グループ①被評価者が実行すべきアクションがある時に送られるメール
・グループ②シート内容の変更を被評価者に知らせるためのメール
・グループ③評価者が実行すべきアクションがある時に送られるメール
・グループ④シート内容の変更を評価者に知らせるためのメール
・グループ⑤目標の事前承認者が実行すべきアクションがある時に送られるメール
・グループ⑥目標の事前承認が不要になった時に送られるメール

【権限設定やひも付けグループの変更に関する通知メール】
・グループ⑦権限付与を知らせるためのメール
・グループ⑧ひも付けグループの変更を知らせるためのメール

【お知らせ に関する通知メール】
・グループ⑨お知らせメール

注意点
通知メールの設定を変更・確認する方法

 

通知メールのグループ

以下、通知メールとそのグループ一覧です。

通知の停止はグループごとに設定が可能です。

詳細は後述のメールの停止・通知メールのグループ変更方法をご確認ください。

 

【シートの操作に関する通知メール】

グループ被評価者が実行すべきアクションがある時に送られるメール 

シートの種類

ボタン 実行者 通知先 メール内容

目標シート

カスタマイズシート

提出完了※1

被評価者
被評価者

件名:<評価期名>の<シート名>の目標提出が完了しました。

本文:<評価期名>の<シート名>の目標提出が完了しました。
期末に振り返りを完了してください。

目標シート

カスタマイズシート

目標差し戻し※2

目標の事前承認者
被評価者

件名:<シート名>を再提出してください。

本文:<シート名>を再提出してください。
<シート名>の目標が<目標の事前承認者>さんに差し戻されました。
修正して再度[提出して承認依頼]を行ってください。

目標シー

カスタマイズシート

目標承認※2 目標の事前承認者 被評価者

件名:目標が<事前承認者>さんに承認されました。

内容:<評価期名>の<シート名>が<事前承認者>さんに承認されました。

※1.[提出完了]ボタンは[目標の事前承認]がオフの場合に表示されるボタンです

※2.[目標の事前承認]がオンの場合のみ表示されるボタンです
目標の事前承認設定

※3.[匿名設定]がONのシートの場合は[<事前承認者>さん]の箇所が[匿名のメンバー]と表示されて送信されます

 

グループ②シート内容の変更を被評価者に知らせるためのメール

初期設定はオフになっています。変更希望の際はチャットから問い合わせください。

シートの種類

ボタン 実行者 通知先 メール内容
目標シート 更新 評価者※1 被評価者

件名:<評価者>さんが<シート名>の評価を更新しました。

本文:<評価者>さんが<シート名>の評価を更新しました。

目標シート

カスタマイズシート

評価完了 評価者※1 被評価者

件名:<評価者>さんが<シート名>の評価を完了しました。

本文:<評価者>さんが<シート名>の評価を完了しました。

ヒアリングシート

記録シート

更新 評価者※2 被評価者

件名:<評価者>さんが<シート名>のフィードバックを更新しました。

本文:<評価者>さんが<シート名>のフィードバックを更新しました。

ヒアリングシート すべての
フィードバック完了
評価者※2 被評価者

件名:<評価者>さんが<シート名>のフィードバックを完了しました。

本文:<評価者>さんが<シート名>のフィードバックを完了しました。

※1.[フィードバック表示]もしくは[評価スコアの表示]で選択されている評価者がボタンを押した時のみ送信されます

※2.[フィードバック表示]で選択されている評価者がボタンを押した時のみ送信されます

※3.[匿名設定]がONのシートの場合は[<評価者>さん]の箇所が[匿名のメンバー]と表示されて送信されます

フィードバック表示設定評価スコアの表示設定

 

グループ③評価者が実行すべきアクションがある時に送られるメール

シートの種類

ボタン 実行者 通知先 メール内容

目標シート

カスタマイズシート

振り返り完了し
評価依頼
被評価者 全ての評価者※1

件名:<評価者>さんの<シート名>の評価を完了してください。

本文:<評価者>さんの<シート名>の評価を完了してください。

目標シート

カスタマイズシート

評価完了 評価者

次の評価者※2

件名:<評価者>さんの<シート名>の評価を完了してください。

本文:<評価者>さんの<シート名>が○次評価者まで完了しました。
確認して評価を完了してください。

目標シート

カスタマイズシート

評価取り下げ 評価者

実行者より
上位の
評価者※3

件名:<被評価者>さんの<シート名>の評価が取り下げられました。

本文:下位の評価に変更があった為<被評価者>さんの<シート名>の評価が取り下げられました。

ヒアリングシート 提出完了 被評価者 全ての評価者

件名:<被評価者>さんの<シート名>にフィードバックをしてください。

本文:<被評価者>さんの<シート名>にフィードバックをしてください。
<被評価者>さんの<シート名>にフィードバックを記入して評価を完了してください。

目標シート

カスタマイズシート

↪︎

(取り下げ)

管理者※4 評価者

件名:あなたの評価が取り下げられました。

本文:あなたの評価が取り下げられました。
<管理者>さんが、<被評価者>さんの<シート名>に対するあなたの評価を取り下げました。

ヒアリングシート

↪︎

(取り下げ)

管理者※4 評価者

件名:あなたのフィードバックが取り下げられました。

本文:あなたの評価が取り下げられました。
<管理者>さんが、<被評価者>さんの<シート名>に対するあなたのフィードバックを取り下げました。

※1.[評価のワークフロー]がオンの場合は次の評価者へのみ送信されます

※2.[評価のワークフロー]がオフの場合は送信されません

※3.[評価のワークフロー]がオフの場合は送信されません

評価のワークフロー

※4.評価管理者が評価を代理で取り下げた場合に送信されます

評価管理者による評価の代理取り下げ方法

 

グループ④シート内容の変更を評価者に知らせるためのメール

シートの種類 ボタン 実行者 通知先 メール内容

目標シート

カスタマイズシート

提出完了※1 被評価者 全ての評価者※2

件名:<被評価者>さんが<シート名>を提出しました。

本文:<被評価者>さんが<シート名>を提出しました。

目標シート 更新 被評価者 全ての評価者

件名:<被評価者>さんが<評価期名><シート名>の振り返りを更新しました。

本文:<被評価者>さんが<評価期名><シート名>の振り返りを更新しました。

ヒアリングシート 更新 被評価者 全ての評価者

件名:<被評価者>さんが<シート名>を更新しました。

本文:<被評価者>さんが<シート名>を更新しました。

記録シート 更新 被評価者 全ての評価者

件名:<被評価者>さんが<シート名>を更新しました。

本文:<被評価者>さんが<シート名>を更新しました。

※1.[提出完了]ボタンは[目標の事前承認]がオフの場合に表示されるボタンです

※2.[評価のワークフロー]の設定状況に関わらず全ての評価者に送信されます

目標の事前承認設定評価のワークフロー

 

グループ⑤目標の事前承認者が実行すべきアクションがある時に送られるメール

シートの種類 ボタン 実行者 通知先 メール内容

目標シート

カスタマイズシート

(再)提出して
承認依頼※1

被評価者 全ての目標の
事前承認者

件名:<被評価者>さんから<シート名>の目標承認依頼があります。

本文:<被評価者>さんから<シート名>の目標承認依頼があります。
確認して承認、または差し戻しを行ってください。
被評価者が振り返りを入力するには目標の承認が必要です。

目標シート

カスタマイズシート

提出して
承認依頼※1

被評価者 全ての目標の
事前承認者

件名:<被評価者>さんから<シート名>の目標変更の承認依頼があります。

本文:<被評価者>さんから<シート名>の目標変更の承認依頼があります。
確認して承認または差し戻しを行ってください。

※1.[目標の事前承認]がオンの場合のみ表示されるボタンです
目標の事前承認設定

 

グループ⑥目標の事前承認が不要になった時に送られるメール

※他の方が事前承認を進めた場合など

シートの種類 ボタン 実行者 通知先 メール内容

目標シート

カスタマイズシート

目標差し戻し 目標の事前承認者※1 全ての目標の
事前承認者
※2

件名:<被評価者>さんの<シート名>が<事前承認者>さんに差し戻されました。

本文:<被評価者>さんの<シート名>が<事前承認者>さんによって差し戻されました。
シートが再提出されるまでこのシートを承認する必要はありません。

目標シート

カスタマイズシート

目標承認 目標の事前承認者※1 全ての目標の
事前承認者
※2

件名:<被評価者>さんの<シート名>が<事前承認者>さんに承認されました。

本文:<被評価者>さんの<シート名>が<事前承認者>さんによって承認されました。
このシートは承認済みとなったため、承認する必要はありません。

※1.[目標の事前承認]がオンの場合のみ表示されるボタンです
目標の事前承認設定

※2.ボタンを操作した本人は除きます

 

 

【権限設定やひも付けグループの変更に関する通知メール】

グループ⑦権限付与を知らせるためのメール

操作 実行者 通知先

メール内容

グループリーダーの

権限付与

評価管理者

グループリーダー

権限を付与されたメンバー

件名:<氏名>さんがあなたをグループリーダーに任命しました。

本文:<氏名>さんがあなたをグループリーダーに任命しました。

   選択された権限範囲(部署・職種等)

催促管理者の権限付与

評価管理者

権限を付与されたメンバー

件名:<氏名>さんがあなたを催促管理者に任命しました。

本文:<氏名>さんがあなたを催促管理者に任命しました。

評価管理者の権限付与

評価管理者

権限を付与されたメンバー

件名:<氏名>さんがあなたを評価管理者に任命しました。

本文:<氏名>さんがあなたを評価管理者に任命しました。

カンパニー管理者の

権限付与

カンパニー管理者

権限を付与されたメンバー

件名:<氏名>さんがあなたをカンパニー管理者に任命しました。

本文:<氏名>さんがあなたをカンパニー管理者に任命しました。


グループ⑧ひも付けグループの変更を知らせるためのメール

操作

実行者 通知先

メール内容

ひも付けグループから

評価者を外す

評価管理者

グループリーダ

設定管理者 

評価者でなくなった

メンバー※1

件名:<氏名>さんの評価者ではなくなりました。

本文:<氏名>さんの評価者ではなくなりました。

ひも付けグループから

評価者(承認者)を外す

評価管理者

グループリーダー

設定管理者 

評価管理者

グループリーダー

設定管理者 ※1

件名:<シート名>の承認者の設定が必要です。

本文:<シート名>の承認者の設定が必要です。

※1.[目標の事前承認]がオンであり、承認者として設定されている評価者を削除した場合に送信されます

 

 

【「お知らせ」に関する通知メール】

グループ⑨お知らせメール

操作 実行者 通知先

メール内容

お知らせ運用の新規作成

カンパニー管理者

全員

件名:【HRBrain】管理者からのお知らせがあります。

本文:カンパニー管理者にて作成されたテキスト+リンク

人事評価/お知らせ機能について

人事評価/管理者からのお知らせの作成・編集

 

注意点

自動送信される通知メールはこのヘルプページに記載の内容のみとなります。

それ以外で人事評価の通知メールは送信されません。

例)

  • シートを公開した時
  • 評価期を開始した時など

個別にメールを送信したい場合は、催促メール機能をご活用ください。
人事評価/催促メールの送り方

 

通知メールの設定を変更・確認する方法

HRBrain上の画面で設定状況を確認することはできません。弊社にて設定変更の対応を行います。

通知メールの設定状況を確認されたい場合は、ヘルプデスクにチャットにてご連絡ください。

通知メールの停止依頼は、メールグループの番号をチャットでお知らせください。

 

👉注意点

HRBrainから被評価者や評価者に届く通知メールは、①〜⑨のメールグループ単位でのみ通知ON/OFFの設定が可能です。

グループ内の一部のメールを指定したり、一部の評価者のみを指定して停止・変更することはできません。

停止・変更できる例○

・「グループ③評価者が実行すべきアクションがある時に送られるメール」を停止・変更する
・「グループ⑥目標の事前承認が不要になった時に送られるメール」を停止・変更する

 

停止・変更できない例×

・「グループ①被評価者が実行すべきアクションがある時に送られるメール 」の[提出完了]を押下時のメールのみ停止・変更する
・一次評価者へのメールのみ停止・変更する
・営業部へのメールのみ停止・変更する
・最終評価者が評価完了した時のみ通知する

 

 

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