人事評価/催促メールの送り方
催促メール機能とは
人事評価の運用の中で、被評価者/評価者にシートの記入をメール通知で催促できる機能です。
目次
催促メール送信機能でできること
催促メール送信を行える方
催促メールの送信方法
①催促メール送信機能を使う方法
②ダッシュボード機能で絞り込んだメンバーに催促メールを送信する方法
よくある質問
催促メール送信機能でできること
シート運用の進行状況によってメンバーを絞り込み、そのメンバーに催促メールを送信できます。
各メール毎に件名と本文を任意で設定できます。
催促メール送信を行える方
以下のメンバーが催促メールの送信を行えます。
・評価管理者権限
・催促管理者権限
・グループリーダー権限※1
・評価者※2
※1グループリーダー権限のお持ちの方は、特定の範囲内のメンバーにのみ催促メールの送信が可能です。
各権限の詳細については以下のヘルプページをご確認ください。
※2自身が評価者として設定されているシートの被評価者にのみ催促メールの送信が可能です。
催促メールの送信方法
①催促メール送信機能を使う方法
1．[人事評価>催促メール送信]をクリック
2．[シートの進行状況]を選択、また[絞り込み]で該当のメンバーを絞り込む
3．絞り込まれたメンバーから、催促メールを送信するメンバーにチェックをつける
4．メールの件名と本文を入力する
5．[送信内容を確認]をクリックして内容を確認した後、[送信]をクリック
👉️注意点
[宛先を指定]は評価管理者と催促管理者のみ表示されます。
②ダッシュボード機能で絞り込んだメンバーに催促メールを送信する方法
ダッシュボード機能でメンバーを絞り込むことが可能ですが、その絞り込み条件に適するメンバーに催促メールを送ることも可能です。
ダッシュボードでメンバーを絞り込んだ後、[絞り込み条件で催促]をクリックしてください。
その後は、上記の「①催促メール送信機能を使う方法」を参考に操作してください。
よくある質問
催促メールに対象メンバーが表示されない場合は下記をご確認ください。
①催促メールを送るメンバーにメールアドレスが登録されていますか？
催促メールを送るにあたってメンバーを検索する際、メールアドレスの登録がないメンバーは検索結果として表示されませんのでご注意ください。
メールアドレスを登録しているのに表示されないメンバーがいる場合は、以下のヘルプページをご確認ください。
▷【FAQ】[ひも付けグループ作成・編集]や[配布するメンバーを指定]で表示されないメンバーがいる
②催促メールを送るメンバーはログイン済みのメンバーですか？
未ログインのメンバーは、催促メールの宛先の候補として表示されません。
未ログインのメンバーには、ログインを催促する通知を送信しましょう。
詳細は以下のヘルプページをご確認ください。
▷人事評価機能での初回ログイン案内方法
▷社員名簿機能での初回ログイン案内方法
③評価者間で催促メール送信を行える/行えない条件
下位の評価者宛て：送信可能
同列の評価者宛て：送信不可
上位の評価者宛て：送信不可
※評価管理者/催促管理者/グループリーダーであっても、評価者である場合は、同列or上位評価者へは催促メール送信不可です。
※「評価者同士を匿名設定」されている場合は、評価管理者/催促管理者/グループリーダー以外の権限の無い評価者は下位であっても送信不可です。
■自分と同列/上位評価者に送られたい場合
・送信したい対象者よりご自身を上位評価者に設定する
・ひも付け設定をされない催促管理者用アカウントを作成する
👉注意点
・催促メールの文字数は、件名が200文字以内、本文が4000文字以内です。
・送信履歴を確認することや、送信者が作成した文面を保持することはできません。