社員名簿/組織情報履歴一括登録・編集について

2024-03-26 05:54:02 UTC

組織情報履歴一括登録・編集とは、自動で蓄積される組織情報の履歴を一括で修正したり、過去の履歴を登録したりできる機能です。

 

【ご利用例】

  • 部署やグレードなど、組織情報のマスタについて過去時点の履歴データを正しく管理したい
  • 各メンバーの部署や職種などの履歴を正しく管理したい

 

目次

・更新できる履歴データの種類
・設定できる人
・設定方法:組織情報マスタ履歴の場合
・設定方法:メンバーごとの組織情報履歴の場合
・更新時の社員名簿以外への影響
・注意点

 

更新できる履歴データの種類

更新できる履歴のデータとしては2種類あります。

  1. 組織情報マスタ履歴
    社員名簿に登録されている組織情報(部署や職種などのマスタ情報)の履歴のデータを指します

  2. メンバーごとの組織情報履歴
    メンバーの部署や職種などを更新した際に蓄積される履歴のデータを指します

 

設定できる人

組織情報マスタ履歴の場合

組織情報マスタ履歴を更新できる人は、[社員名簿] > [権限設定] > [管理者権限設定]画面で、
[組織情報]の管理者権限を付与されたメンバーです。

 

メンバーの組織情報履歴の場合

メンバーの組織情報履歴を更新できる人は、[社員名簿] > [権限設定] > [管理者権限設定]画面で、
[メンバー情報一括操作]の管理者権限を付与されており、
かつ[社員名簿] > [運用管理] > [ロール設定]画面で、
対象の組織情報項目と組織情報履歴項目に[編集]権限があるロールに割当てられたメンバーです。

社員名簿/各種権限を付与する方法(管理者権限設定)について

社員名簿/ロール設定について

 

設定方法:組織情報マスタ履歴の場合

組織情報マスタ履歴は、更新用のCSVをアップロードして更新できます。

組織情報マスタ履歴のCSVのダウンロードとCSVによる履歴の更新をするためには、組織情報コードの登録が必須となります。

社員名簿/組織情報コードとは

 

更新のステップ

①[社員名簿] > [運用管理] > [組織情報] > [一括登録・編集] > [組織情報履歴]をクリックします

組織情報設定への導線.png

step2.png

 

②履歴を更新したい組織情報を選択し、[登録されている組織情報履歴をダウンロード]から更新用CSVをダウンロードします

組織情報マスタ履歴_ダウンロード.png

 

③ダウンロードしたCSVファイルを開き、対象の組織情報マスタ履歴を更新します

 

CSVの入力内容

履歴に対して、以下の操作を行うことができます。

 

A:履歴の追加

B:履歴の書き換え

C:履歴の削除

 

A:「履歴の追加」をする場合

例えば、2023年9月1日時点で[開発部 > 開発1課]と[開発部 > 開発2課]という部署があった、
という履歴に対し、
2024年1月1日からは[開発部 > 開発1課]をベースに[開発部 > 開発1チーム]という部署に統合し、
[開発部 > 開発2課]という部署は廃止のため削除した、という履歴を追加するとします。

その場合は以下のように、対象の[コード]の新しい行を追加し、変更後の状態を入力します。

【変更前】

メンバーの組織情報履歴_追加の例_before.png

【変更後】

[A002]の追加行は、[適用日時(JST)]欄に変更適用の日時を、[第2階層]欄に変更後の名称を、
[追加・変更 or 削除]欄に[追加・変更]を入力

[A003]の追加行は、[適用日時(JST)]欄に変更適用の日時を、[追加・変更 or 削除]の欄に[削除]を入力

メンバーの組織情報履歴_追加の例_after.png

 

B:「履歴の書き換え」をする場合

例えば、2023年9月1日時点で[開発部 > 開発1課]という部署名だった、という履歴に対し、
日付を変更して2023年10月1日から[開発部 > 開発1課]という部署名だった、という履歴に書き換えるとします。

その場合は以下のように、[適用日時(JST)]欄を変更します。

【変更前】

組織情報マスタ履歴_書き換えの例_before.png

【変更後】

組織情報マスタ履歴_書き換えの例_after.png

 

C:「履歴の削除」をする場合

例えば、2023年9月1日時点で誤って不要な部署を作成し、2023年9月2日時点で削除した、という履歴に対し、部署の作成や削除の履歴自体を無かったことにしたいとします。

その場合は以下のように、対象の行を削除します。

【変更前】

組織情報マスタ履歴_削除の例_before.png

【変更後】

組織情報マスタ履歴_削除の例_after.png

なお、組織情報コードに紐づく履歴を全て削除した場合、
[社員名簿] > [運用管理] > [組織情報] > [一括登録・編集] > [組織情報コード]
の画面にてダウンロードできるCSVでは、[項目名]と[削除された日時(JST)]の欄に、
[<項目名の履歴情報無し>]と[1970/01/01 09:00:00]の固定値が表示されます。

組織情報マスタ履歴_履歴を全削除した場合の組織情報コード編集CSV.png

 

[順序]の欄について

[順序]列は、組織情報項目の画面上の並び順を表します。

[順序]の値が重複しており優先度が判断できない場合、画面上では順不同に並びます。

未入力で登録した場合、適用日時時点で作成済みの項目は前回と同じ値に、
新規作成の項目はその時点の最後尾となる値に補正されます。

例えば、以下のようになります。

【登録前】

組織情報マスタ履歴_順序未入力の例_before.png

【登録後】

[営業部]は2023年9月1日より前に存在しない新規作成の項目のため、
同階層内の[開発部]の次の[2]に

[営業部>営業1課]と[営業部>営業2課]は同階層の新規作成の項目のため、
CSV上の並び順通りに[1]と[2]に

[開発部>開発1チーム]は、[A002]として2023年10月1日より前に作成済みなので、
前回の2023年9月1日時点と同じ[1]に

組織情報マスタ履歴_順序未入力の例_after.png

 

CSVの行の並び順について

CSVの行は、以下の優先度で並ぶように出力されます。

  1. [適用日時(JST)]の昇順
  2. ツリー構造の組織情報(部署、就業場所)の場合、直前の行の子項目を優先
  3. [順序]列の昇順
👉注意点
組織情報履歴の更新前に必ずお客様自身でバックアップ用のCSVを必ず保存してください。
変更を元に戻すために必要になります。
万が一バックアップファイルを上書きしてしまった場合は、保存前にダウンロードをもう一度実行してください。
変更を元に戻したい、かつバックアップが手元にない場合は、カスタマーサクセスまでお問い合わせください。

 

設定方法:メンバーごとの組織情報履歴の場合

メンバーごとの組織情報履歴は更新用のCSVをアップロードして更新できます。

 

更新のステップ

①[社員名簿] > [メンバー一覧] > [一括登録・編集] > [個別追加項目グループ]をクリックし、
組織情報履歴セクションから、更新したい組織情報履歴を選び[データを登録]をクリックします

メンバーの組織情報履歴_個別追加項目への導線.png

メンバーの組織情報履歴_データを登録の導線.png

 

②[登録されている組織情報履歴をダウンロード]から更新用CSVをダウンロードします

メンバーの組織情報履歴_ダウンロード.png

 

③ダウンロードしたCSVファイルを開き、メンバーごとの組織情報履歴を更新します

 

CSVの入力内容

履歴に対して、以下の操作を行うことができます。

 

A:履歴の追加

B:履歴の書き換え

C:履歴の削除

 

A:「履歴の追加」をする場合

例えば、2023年9月1日時点の[開発太郎]さんの主職種は[UI/UXデザイナー]だった、という履歴に対し、
2023年8月1日時点で主職種は[プロジェクトマネージャー]で副職種は[UI/UXデザイナー]だった、
2023年10月1日時点では職種は未入力だった、という履歴を追加するとします。

その場合は以下のように、[開発太郎]さんの行を[更新日時(JST)]の昇順で並ぶよう追加し、
[主職種][副職種1]等の欄は、登録したい職種の組織情報コードの値を入力、または未入力にします。

組織情報コードは、入力済みのメンバーのもの、または、[社員名簿] > [運用管理] > [組織情報]の画面を参考にしてください。

[現在の主職種の名称]等の名称の欄はダウンロード時点の参考情報であり、記載不要です。

【変更前】

メンバーの組織情報履歴_追加の例_before_r1.png

【変更後】

メンバーの組織情報履歴_追加の例_after_r1.png

 

B:「履歴の書き換え」をする場合

例えば、2023年9月1日時点の[開発太郎]さんの主職種は[UI/UXデザイナー]で副職種は無かった、という履歴に対し、同時点で副職種は[サーバーサイドエンジニア]だった、という履歴に書き換えるとします。

その場合は以下のように、[副職種1]の欄に、登録したい職種の組織情報コードの値を入力します。

【変更前】

メンバーの組織情報履歴_変更の例_before.png

【変更後】

メンバーの組織情報履歴_変更の例_after.png

 

C:「履歴の削除」をする場合

例えば、[開発花子]さんと[開発太郎]さんに2023年4月1日と2023年9月1日の職種履歴があり、
[開発花子]さんは全ての履歴を無かったことに、[開発太郎]さんは2023年9月1日の履歴のみ無かったことにしたいとします。

その場合は以下のように、[開発花子]さんの分は[更新日時(JST)][主職種]等の欄が空白の1行を残し、
[開発太郎]さんの分は2023年9月1日の行を削除します。

【変更前】

メンバーの組織情報履歴_削除の例_before.png

【変更後】

メンバーの組織情報履歴_削除の例_after.png

 

特定のメンバーのみを更新したい場合

CSVに更新したいメンバーの情報のみを残すことで、そのメンバーの組織情報履歴のみを更新できます。

CSVに記載のないメンバーの組織情報履歴は更新されません。

 

CSVの並び順について

CSVは、以下の優先度で並ぶように出力されます。

  1. メンバーの作成日時の昇順
  2. [更新日時(JST)]の昇順

なお、メンバーの作成日時より古い[更新日時(JST)]でメンバーの組織情報履歴を更新した場合、
メンバーの作成日時はその[更新日時(JST)]と同じになるように補正されます。

 

メンバーの組織情報履歴の[更新日時(JST)]と組織情報マスタの作成日時について

組織情報マスタの作成日時より前に、メンバーをその項目に所属させた場合、正しく表示されない場合があります。

例えば、[開発部]の作成日が2023/4/1の状態で、[開発太郎]の2023/3/1の主部署を[開発部]にすると、
メンバー詳細の[組織情報履歴]欄には表示されません。

この場合、組織情報マスタ履歴の一括登録で、[開発部]の最も古い[適用日時(JST)]を、
2023/3/1以前となるよう修正することで、正しく表示されます。

 

👉注意点
組織情報履歴の更新前に必ずお客様自身でバックアップ用のCSVを必ず保存してください。
変更を元に戻すために必要になります。
万が一バックアップファイルを上書きしてしまった場合は、保存前にダウンロードをもう一度実行してください。
変更を元に戻したい、かつバックアップが手元にない場合は、カスタマーサクセスまでお問い合わせください。

 

更新時の社員名簿以外への影響

人事評価

組織情報履歴を更新した場合、人事評価機能内にて[メンバーと企業情報の反映]の操作を行うと、その更新された情報が各評価期に反映されます。

既に評価を完了している過去の評価期など、組織情報履歴の反映が不要な評価期に対し、誤って反映を行わないように注意してください。

人事評価/メンバーと企業情報の反映とは

 

ダッシュボード

更新後のデータに合わせるため、[履歴データを含めて同期]を実行する必要があります。

組織情報履歴_ダッシュボードのデータ同期_1.png組織情報履歴_ダッシュボードのデータ同期_2.png

データの同期について

 

EXサーベイ

配布時にメンバーが所属していた組織情報(どの部署に所属していたか等)は、組織情報履歴の更新を実施しても、変化しません。

配布時の組織情報のマスタの状態(部署の部署名や構成等)は、組織情報履歴の更新にあわせて変化します。

 

注意点

  • 組織情報マスタ履歴、メンバーごとの組織情報履歴いずれの場合でも、更新用のCSVファイルとは別にバックアップ用のデータを保存しておくことを推奨します。
  • 組織情報マスタ履歴の更新の際は組織情報コードの登録が必須となります。
  • 変更予約中は組織情報履歴の編集が行えませんのでご注意ください。
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