初期設定

2023-12-27 06:04:51 UTC

HRBrainでの利用を開始するために最初に行う基本的な情報の登録や権限の設定方法を解説します。

各種設定は社員名簿機能にて行うため、HRBrainにログインしたら「社員名簿」を選択してください。

 

目次

<設定ガイド動画>
①:初期設定とは
②:組織情報の登録・メンバーの登録
<初期設定の詳細手順>
関係者アカウントの登録と権限設定
組織情報の登録
メンバーの登録

 

<設定ガイド動画>


本ページの設定内容を以下の動画で解説しています。

 

①:初期設定とは

00:00 はじめに
00:22 本日のゴール
00:50 初期設定とは
01:10 初期設定の流れ
01:37 関係者アカウントの登録
02:47 権限設定
03:25 権限設定 社員名簿・管理者権限設定
05:50 権限設定 社員名簿・ロール設定
06:09 権限設定 人事評価・評価管理権限
07:57 60秒 Review Time

 

②:組織情報の登録・メンバーの登録

00:00 はじめに
00:30 本日のゴール
00:59 初期設定の流れ
02:30 組織情報の登録方法
11:54 メンバーの登録方法
15:48 設定時の注意事項
16:40 60秒 Review Time

 

<初期設定の詳細手順>

以下の目次

関係者アカウントの登録と権限設定
組織情報の登録
メンバーの登録
サービス管理設定

関係者アカウントの登録と権限設定

・初回ログインを行う

HRBrainでは、まず初回ログイン用のURLからアクセスし、任意のパスワードを設定します。

それぞれ案内されたURLにアクセスするとパスワード設定画面が表示されます。
12文字以上で設定し、確認用含め2回入力を行うとHRBrainにログインすることができます。

メンバーがログインする方法

 

・運用準備を進める方のアカウントを登録する

運用準備を複数名で進められる方が複数名いる場合、アカウントをHRBrainに先に登録します。

メンバーの新規登録方法(手入力)

メンバーの新規登録方法(CSVで一括登録)

 

・管理者の権限を付与する

設定などの登録を行うにあたり各種権限の設定が必要になります。まずは誰に何の権限が付与されているかを確認し、各種設定を行ってください。

 

①「管理者権限設定」をクリックすると管理者権限画面が表示されます。
※管理者権限設定の権限を持たない場合は表示されません。

※管理者権限設定を付与されると、管理者権限画面で「誰」に「どの権限を与えるか」を設定できます。

②メンバー一覧
登録された全メンバーが表示されます。
各種権限のチェックを付け外ししてメンバーに与える権限を設定します。

③保存ボタン
編集した権限設定を保存します。

スクリーンショット 2023-12-25 18.18.35.png

各種権限の違いについては以下のページをご覧ください。

各種権限を付与する方法(管理者権限設定)について

 

・管理者ロールを付与する

社員名簿に登録されたデータを誰が、誰の、何の項目を閲覧/編集できるかを設定する機能を[ロール設定]と呼びます。

管理者の方に「管理者ロール」という「全従業員」の全ての情報が「編集」できる権限を付与しましょう。

 

①[社員名簿>運用管理>ロール設定]をクリックします。

 

②管理者用ロールを選択します。

③[メンバー割当]をクリックします。

④[メンバーを個別に指定して割り当てる]を選択した場合、メンバーのリストから、ロールを割り当てるメンバーを個別に選択してチェックをつけます。
メンバーの選択が完了したら[保存]をクリックし、ロール設定は完了です。
 

ロール設定の詳細は以下のページをご覧ください。

ロール設定について

 

組織情報の登録

部署や職種など従業員に紐付けるマスター情報を登録します。

 

・組織情報の登録・編集画面の見方

設定方法

①[運用管理] > [組織情報]をクリックすると組織情報設定画面が表示されます。
※「組織情報」権限を持たない場合は表示されません。

②組織情報
登録された組織情報が表示されます。

③閲覧・編集切り替え
組織情報の閲覧・編集モードを切り替えます。



・組織情報の直接登録・編集

設定方法

①「追加」ボタン
新しい項目を追加できます。
②「削除」ボタン
項目を削除できます。

2.png

※保存されるまでは、追加・編集・削除は確定されません。
※在籍状況の「在籍中」「休職中」「退職済み」は編集・削除できません。

 

部署情報をCSVで一括登録・編集したい場合は下記ヘルプページをご覧ください。

部署情報のCSV一括インポート方法

 

・組織情報に階層をもたせる場合

設定方法

①「追加」ボタン
同じ階層に新しい項目を追加できます。
②「削除」ボタン
項目を削除できます。

③「子階層追加」ボタン
「子階層追加」ボタンをクリックした項目に子階層の項目が追加されます。

3.png

※親項目を削除した場合は子階層の項目も合わせて削除されます。
※削除された部署のメンバーは部署設定が空になります。
※保存されるまでは、追加・編集・削除は確定されません。

 

・新しい組織情報を作成する

デフォルトで存在する組織情報以外にもオリジナルの組織情報を作成できます。

 

設定方法

①画面最下部へスクロール

4.png②「組織情報を新規作成する」をクリック
③ 組織情報名を記入
④項目名を記入
⑤項目を追加

5.png

👉注意点
・保存されるまでは、追加・編集・削除は確定されません。
・新規組織情報を追加直後は、ロールの項目設定が「なし」と選択されています。
・追加した項目を編集活用するためには各ロールの項目設定をから権限を「編集」に変更してください。

 

・企業情報の登録

企業情報登録画面にて自社に関する基本的な情報の登録を行います。

 

設定方法

①ナビゲーション>運用管理>[企業情報]をクリック
②該当箇所を入力して[保存]ボタンをクリック

6.png

👉注意点
・会社名とメールアドレスは必須です。
・企業情報を閲覧・編集するには「企業情報」権限が必要です。

 

組織情報の直接登録・編集方法の詳細は以下のヘルプをご覧ください。

組織情報の登録・編集方法

 

便利機能 [組織上長] は以下のヘルプをご覧ください。

組織上長の概要と設定方法

 

メンバーの登録

・メンバーの新規登録方法(CSVで一括登録)

メンバー一覧画面の「メンバー一括登録」ボタンから登録することができます。

 

設定方法
①[メンバー一覧]をクリック
②[一括登録・編集]>[一般項目・メンバー登録]ボタンをクリック
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③[テンプレートダウンロード]ボタンよりテンプレートをダウンロードして、CSVファイルに情報を追加します。
④[ファイルを選択またはドラッグ&ドロップ]より、CSVファイルをインポートします。
4.png

⑤[保存]ボタンをクリック
5.png

⑥「一般項目・メンバー登録を実行しますか?」とポップアップが表示されるので、右下の[保存]をクリック
6.png

⑦画面右上に「直近のアップロード: 成功 アップロード日時: 202◯年00月00日00時00分 実行者: 〇〇 〇〇」と表示されたら完了です。
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👉注意点
■ファイルサイズの上限

・CSV以外   1ファイル:10MB
・CSVファイル 1ファイル:25MB
・メンバー詳細にて保存ボタンを1回の押下した際の上限:32MB

■その他
・添付ファイル項目と画像項目はエクスポート・インポート対象外です。
・計算項目(年齢・通勤手当・通勤費)はインポート対象外です。
  計算元となる項目(生年月日等)を変更してアップロードしてください。
・ロールの閲覧権限のある項目のみがエクスポート対象です。
・ロールの編集権限のある項目のみがインポート対象となり、対象外の項目は除外されます。
・文字コードはUTF-8もしくはUTF-8 BOMをご使用ください。
・組織情報等のプルダウンの選択肢は予め登録しておく必要があるため、存在しない選択肢を記載するとエラーになります。
・従業員番号に/(スラッシュ)を使用することはできません。
・主部署(職種)がない状態で副部署(職種)だけ登録することはできません。
・主部署(職種)と副部署(職種)に重複した部署(職種)を登録することはできません。
・副部署、副職種は4つまでご登録可能です。
・メンバーの削除はできません。
・ファイルの6行目までがヘッダーとして扱われ、ヘッダーがないファイルはエラーになります。
・ダウンロードしたCSVファイルは他のファイルへ貼り付け等はせずに編集してください。
 文字コードの変更によりインポートエラーとなる場合があります。

 

・メンバーの新規登録方法(個人ごとの登録)

メンバー一覧画面の「メンバー新規登録」ボタンから新規登録することができます。

 

設定方法
①[メンバー一覧]をクリック
②[メンバー新規登録]ボタンをクリック

1.png


③プロフィール登録情報を入力して[登録]ボタンをクリック

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  ※メンバー登録後、メンバー一覧にメンバーを表示させるためにはロール設定にてアクセスが許可される必要がございます。

詳しくはロール設定をご覧ください。

 

各機能の基本設定はこちら

社員名簿の運用準備

人事評価の運用準備

アンケートの運用準備

 

次ステップは以下のヘルプをご覧ください。
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