社員名簿の運用準備

2023-12-22 07:36:36 UTC

社員名簿機能をご利用頂くための設定方法について紹介します。

下記目次に従って、順に設定をを進めていくと、おおよその運用準備が完了します。

 

目次

・概要を理解する
・項目・レイアウト編集
・ロール設定
・申請ワークフローの設定
・サービス管理設定
・従業員のデータを登録する
・テスト操作

 

概要を理解する


 

以下のページにて、運用開始前の設計(社員名簿)について学べるセミナー動画をご視聴ください。

社員名簿構築編

 

 

項目・レイアウト編集


 

ロール設定


 

HRBrainで管理する情報を「誰が」「どこまで」「閲覧、編集できるか」を設定を行います。

操作方法は以下のページをご確認ください。

社員名簿/ロール設定について

社員名簿/ロール設定の例

 
 

申請ワークフローの設定


 

従業員が自身の情報の登録や更新をする際に、承認者の承認を通したい場合にはこの機能を利用しましょう。

操作方法は以下のページをご確認ください。

社員名簿/申請ワークフローの設定方法(管理者向け)

 

 

サービス管理設定


 

メンバーを指定して、任意のサービスへのアクセスを許可/制限することができる機能です。

従業員の中で利用できる機能の制限をしたい場合は、サービス管理から設定を行います。

※「社員名簿」は設定対象外です

 

操作方法は以下のページをご確認ください。

社員名簿/サービス管理について

 

従業員のデータを登録する


 

社員名簿の項目にデータを登録していきます。

下記ヘルプページにデータ登録方法がまとまっておりますので、ご確認の上登録を進めていきましょう。
社員名簿へのデータ登録

 

登録時にエラーが出る場合、登録方法に合わせて以下のヘルプページを確認してください。

 

【CSVで一括登録する際のエラー例】

一般項目・メンバー登録時のエラーと対処法一覧

 

【外部システムからデータを連携する際の注意点】

・HRBrainへデータ連携できるシステムまたは状況かどうか
・外部システムから、データの書き出しが可能か
・変換が必要な項目の有無
 例:数値データとして登録している項目を文字データに置換(例:部署番号を数値で管理)、
 データの分割・統合(姓名→姓と名に分割、住所1、住所2を一つの住所として統合)
・項目名が一致しているかどうか

 

テスト操作


 

設定に間違いがないかの確認を行うため、一部の部署や従業員に対してログイン案内を送付し、テスト操作を行いましょう。

 ※お一人で確認を行う場合は、テストアカウントを作成のうえご確認ください。

 

操作方法は以下のページをご確認ください。

テスト操作の方法

💡確認ポイント
・ロール設定にて設定した内容がイメージ通り反映されているか
(自身や他の従業員の情報で見えてはいけない項目が見えていないか)
・申請ワークフローを使う時の操作(申請者/承認者はイメージ通りに申請/承認できるか)

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