社員名簿/メンバー一覧の使い方

2024-06-04 06:39:50 UTC

メンバー一覧とは

社員名簿のメンバー一覧では登録された従業員の情報を並べ替えたり絞り込んで表示させることが可能です。表示させた内容はCSV形式でエクスポートすることも可能なため、従業員のリスト作成などでご活用頂けます。

この記事ではメンバー一覧機能の操作方法について説明いたします。

 

メンバー一覧画面の各機能

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①メンバー一覧
登録されたメンバーとメンバー情報が一覧で表示されます。
表示されるメンバーとメンバー情報は「ロール設定」により自分が参照可能となっている範囲のみです。
※自分のプロフィールしか閲覧権限がないかつメンバー追加・削除の権限を持たない場合は表示されません。

②表示件数
1ページに表示されるメンバーの数を設定できます。

③ページ移動
ページを直接プルダウンで指定して移動や
現在のページの「前のページ」と「次のページ」へ移動できます。

④メンバー詳細
選んだメンバーのメンバー詳細画面へ移動できます。

 

⑤クイック検索

キーワードを入力することで、メンバー一覧に表示するメンバーを絞り込むことができる機能です。

 

⑥お気に入り表示
お気に入りの表示条件を保存して、その条件に沿ったメンバー一覧をいつでも効率的に表示できるようにする機能です。
社員名簿/メンバー一覧の[お気に入り表示]機能について


⑦絞り込み/表示列編集
・絞り込み条件を指定して、メンバー一覧に表示するメンバーを絞り込むことができます。
表示列編集からメンバー一覧に表示される項目を自由にカスタマイズいただくことができます。

 

⑧共有リンク
メンバー一覧の表示状態を他のメンバーへURLを発行して共有できる機能です。
社員名簿/メンバー一覧の表示状態を他のメンバーへ共有する

 

⑨CSVダウンロード
メンバー情報をCSVダウンロードすることができます。
絞り込んだ状態でのダウンロードも可能です。

社員名簿/CSVダウンロードするとメンバーが表示されない

 

⑩過去時点表示
各メンバーの過去時点の組織情報を表示することができる機能です。
社員名簿/メンバー一覧で過去時点の組織情報を表示する

 

⑪顔写真サイズ
顔写真のサイズを選べます。


⑫メンバー新規登録
最低限のメンバー情報を入力して、メンバーを新規登録できます。
※メンバーを新規登録するには「メンバー追加」権限が必要です。

※[一括登録・編集]設定は管理者権限設定>[メンバー一括設定]権限がないとご利用いただけません。
事前にご確認ください。

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よく使われる機能の詳細

目次

1.メンバーの絞り込み
2.クイック検索
3.メンバー一覧の表示列編集
4.メンバー一覧のソート機能


1.メンバーの絞り込み

[絞り込み]をクリックし、[詳細絞り込み]タブ(A)を選択して、絞り込み項目(B)を入力、[保存](C)することで、より詳細な項目でメンバー一覧を絞り込むことができます。

詳細絞り込み項目(B)内の条件は最大5件まで設定することが可能です。(条件の項目は10件設定可能です)

 

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絞り込みの操作方法

①[メンバー一覧]をクリックします

②[絞り込み]をクリックします

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③[詳細絞り込み]タブをクリックします

④検索したい項目を選択します
複数条件で検索をかける場合は、[項目を追加]をクリックして絞り込みたい項目を追加します

⑤[AND/OR]をクリックし、AND検索またはOR検索のどちらのルールで絞り込みを行うかを選択します。

⑥さらに検索条件を増やしたい場合は、[条件を追加]をクリックして条件のブロックを追加します
条件を2つ以上作成することで条件同士のAND/OR検索ができ、複雑な条件絞り込みが可能です

⑦[適用]をクリックして絞り込み条件を保存します

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💡ポイント
・日付項目と期間項目の場合、指定した日付から[以前][以後]で絞り込みすることができます。
・入社日等、日付を指定する場合、期間を指定して絞り込むことができます。
例)
入社日2023年1月1日〜2023年12月31日を指定したい場合は、
カレンダーにて選択したい日付の範囲を選択してください。
 ※月や年を跨いでの選択も可能です。
 ※特定の日付のみを指定したい場合は、yyyy/mm/dd〜yyyy/mm/ddに同じ日付を指定することで
可能です

・条件は5ブロックまで作成できます。
・条件内の項目は、10個まで追加できます。
・各条件ブロック内の[AND/OR]の切り替えはできません。ブロック内では固定になります。
例)
「主職種」 and 「入社日」 and 「グレード・等級」 →可
「主職種」  or 「入社日」 or 「グレード・等級」 →可
「主職種」 and 「入社日」 or 「グレード・等級」 →不可

 

2.クイック検索

入力欄をクリックし、キーワードを入力することでスムーズにメンバーを検索することができます。

検索対象となる項目は 「氏、名、氏(カナ)、名(カナ)、従業員番号、メールアドレス、主部署、役職、雇用形態、主職種」の合計10項目になります。

またスペース(全角もしくは半角)で区切ることで、最大5つのキーワードまでAND検索をすることが可能です。

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クイック検索の操作方法

①[社員名簿]>[メンバー一覧]をクリック

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②[クイック検索]をクリックし、絞り込みたい単語を記入

スクリーンショット_2024-05-16_20_04_33.png

③[検索]をクリック、もしくはキーボードのエンターキーを入力することで検索が可能です

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💡ポイント
・「氏、名、氏(カナ)、名(カナ)、従業員番号、メールアドレス、主部署、役職、雇用形態、主職種」の
10項目が検索対象となっています
・スペースで区切ってAND検索できるのは5つまでです
・入力したキーワードはそれぞれ検索対象の項目すべてに対してOR検索を行います
例)
「相川 マーケティング」(間にスペースが入っています)
上記の場合、「マーケティング」が「部署」「職種」どちらにも存在する場合は、
どちらにも該当する可能性があります
👉注意
・空欄の状態で検索をした場合は、すべての[絞り込み条件]のリセットを行います
・[詳細絞り込み]に条件を指定したあとに、クイック検索で絞り込みをした場合、
 最初に[詳細絞り込み]に指定された条件は上書きされ、
 [詳細絞り込み]にはクイック検索で絞り込んだ条件のみが残ります。
例)
下記手順で絞り込みを行った場合、営業本部の岡島さんではなく、全社の岡島さんがヒットします
①[詳細絞り込み]の条件指定:主部署>営業本部
②クイック検索の条件指定     :岡島


3.メンバー一覧の表示列編集

メンバー一覧に表示する項目を、自由にカスタマイズすることができます。

並び替えもできますのでご自身が見たい項目をそれぞれ設定してください。

一度保存した表示項目の条件はページ移動をされた際やログアウト後も保持されますので
都度絞り込んでいただく手間はございません。
※絞り込み条件についても同様に保持されます。


注意事項

・最大25項目までご選択いただけます。(計算式項目は10項目)
・表示項目の条件は個人ごとに保存ができますので、他のユーザーに対して個人の保存条件は影響しません。・氏名と顔写真は必ず表示され、非表示にすることはできません。
・社員名簿機能で閲覧権限のある項目のみ選択ができます。・デフォルトでは(氏名・主部署・主職種・入社日・採用区分・雇用形態・グレード/等級・役職/職位)が選択されています。

・表示される項目は一般項目のみです。個別追加項目、定期更新項目は選択できません。

 

表示項目の追加方法

例として、従業員番号の項目を追加します。

①[メンバー一覧]をクリック
②[]表示列編集]をクリック

③[▼]をクリック(※画像ではクリック後のためマークが反対表記になっています)
④従業員番号の選択肢にチェックをいれます
⑤[表示列設定を保存してメンバー情報を読み込み]ボタンをクリック

 

追加後の画面表示

このように追加されます。

表示項目の並び替え方法

例として、先程追加した従業員番号の項目を並び替えます。
※表示列編集の画面までは上記[表示項目の追加方法]>①②をご覧ください。

最後に[表示列設定を保存してメンバー情報を読み込み]ボタンをクリックします。

 

並び替え後の画面表示

このように、指定した2番目に表示されます。

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4.メンバー一覧のソート機能

メンバー一覧の各項目を昇順・降順に並び替えることができます。

・入社順に並び替えたい
・グレード順に並び替えたい

などといった際にご活用頂くことができます。

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ご注意点

従業員番号順のソートについて
└現状の仕様では従業員番号に関しては数値項目ではなく文字列としてソートがされます。

そのため、以下のご対応を行っていただくことで昇順/降順にしていただくことができます。

<先頭に文字列を入れて、「0」で埋めて桁数を合わせる>
 └企業様の規模にもよりますが、4桁以上にされていることが多いです。
 └雇用形態によって先頭の文字列を変えたりすることもあります。    正社員:A、アルバイト:Bなど

例💡
従業員番号が[8」「15」のメンバーがいた場合
「15」→[8」
の順で表示されます。

[8」 →「0008」
「15」→「0015」
上記にように桁数を合わせることで昇順/降順が可能です。

なお、「A0008」 「A0015」と設定することで、0落ち(※)を回避することができます。
※HRBrainからエクスポートしたCSVデータを開くときに、Excelが自動的に
表示形式を「数値」に変換することで、各データの先頭の0が消えてしまう現象

 

備考

・上記の方法で編集した表示条件は、[お気に入り表示]として保存することができます。
 詳細は以下のヘルプページをご確認ください。

▷ヘルプページ:【社員名簿】[メンバー一覧]機能の[お気に入り表示]機能について

 

・ソート後画面をリロード頂いてもソートした条件は保持されます。
・ソートが未選択の場合は初期ソート項目[氏(カナ)]、[名(カナ)]、[氏]、[名]の昇順にソートされます。

 

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