退職者管理とは

HRBrainでは、在籍中のメンバーだけではなく退職済みのメンバーについてもデータを保持していただくのがおすすめです。

データを保持していただくことで、退職者に関する分析なども可能になります。

退職者に必要な設定についてまとめた記事です。

👉注意点
在籍状況を[退職済み]に設定したメンバーでも、アカウントを削除しない限りユーザーとしてカウントされるため、
契約人数に含まれます。
▷社員名簿/登録人数の確認方法>契約数に含まれるアカウントの定義とは？

 

目次

操作が可能なメンバー
在籍状況を[退職済み]に変更する設定方法
在籍状況を[退職済み]にするとどうなる？
その他退職者に関連する設定について

 

操作が可能なメンバー

社員名簿にて、以下の権限が必要です。

• メンバー情報の編集権限（ロール設定）
  ▷ヘルプページ：ロール設定
  
  
• [サービス管理]の権限
  ▷ヘルプページ：サービス管理

上記の権限を取得するには、社内で[管理者権限設定]が可能なメンバーに権限付与を依頼してください。

▷ヘルプページ：管理者権限設定

 

在籍状況を[退職済み]に変更する方法

HRBrainの画面上で設定する方法

①[社員名簿] > [メンバー一覧] > 退職者の[メンバー詳細] > [編集]に切り替える

 

②[在籍状況]を[退職済み]に変更 > [保存]をクリック

 

CSVで一括登録する方法

下記ヘルプページをご参照ください。

▷社員名簿/一般項目・メンバー登録の作成/削除方法>2.メンバーの新規登録方法（CSVで一括登録）

 

 

在籍状況を[退職済み]にするとどうなる？

①ログインが制御される

[在籍状況]を[退職済み]に設定したメンバーは自動的にログインができなくなります。

▷社員名簿/退職済みメンバーのログインが自動的に不可になる

 

②権限が剥奪される

[在籍状況]を[退職済み]に設定したメンバーは自動的に権限が外れます。

・サービス管理

・管理者権限

・ロール設定

▷社員名簿/退職済みメンバーの権限を剥奪する

👉注意点
・変更予約の機能を利用して在籍状況を退職済みに変更した場合には上記対応の対象外となります。
　▷社員名簿/変更予約について
・ロールのメンバー割当で[組織上長に割り当てる]をON設定している場合は自動でメンバー割り当てから外れません。

 

③退職済みメンバーが表示されなくなる

[在籍状況]を[退職済み]に設定したメンバーは自動的に以下の画面から非表示となります

・サービス管理権限画面

・管理者権限設定画面

・申請ワークフロー設定画面/承認・閲覧者設定

・ロール設定画面

👉注意点
・[退職者ロール]のメンバー割当画面のみで退職済みメンバーが表示されます。
・[ログイン管理>ログインステータス切り替え]画面では、退職済みメンバーは自動で[ログイン不可]となります。
・[ログイン不可]のメンバーは[ログイン管理>ログインURL発行]画面では表示されません。

 

 

その他退職者に関連する設定について

社員名簿のメンバー一覧にて退職者を非表示にする方法

▷社員名簿/メンバー一覧から退職者を非表示にする方法

組織図にて退職者を非表示にする方法

▷組織図/退職済メンバーを非表示にしたい

組織分析にて分析結果から退職者を除く方法

▷組織分析/分析結果から退職者を除く方法

 

退職済みメンバーでもログインさせる方法

▷社員名簿/ログイン管理機能について>5.ログインステータスについて