【業務効率化】従業員データを目的別に管理したい
2023-12-25 04:14:56 UTC
＜課題＞
従業員の各種データを目的別に効率よく管理・確認したい
従業員の個人ページにおいてデータ自体は登録されているものの
▪️ よく見るデータだけを表示させたい
▪️ 目的に応じて切り替えたい
といったことはありませんか？
データを一元管理することはもちろん大切なことですが、そのデータをいかに
管理しやすく、使いやすい状態にしておくかがシステム運用において重要です。
＜施策概要＞
作成・配布・確認がシームレスに対応可能
＜例：査定表＞
Excelでフォーマットを作成・データ入力・PDF化（もしくは紙で印刷）・メールやビジネスチャットで配布するといった流れが一般的ですが、カスタムプロファイルを使うことで、システム上で必要な情報をすぐに確認することができます。今までのPDF化や紙での印刷といった工程がなくなるので大幅な工数削減を実現することができます。
💡チェックポイント
☑️ 管理したい帳票分のひな型を作成する
☑️ 目的別に切り替えてデータ内容を確認する
＜解決策＞
管理したい帳票のひな形を作成する
カスタムプロファイル上で管理したい帳票のひな形を作成します。
表示形式は横型・縦型で選択することができ、社員名簿の項目・レイアウト編集で登録されている項目を選択することができます。(※1)
選択した項目をドラッグ&ドロップで追加することでレイアウト設計が行えます。
（※1）ポイントと注意点
💡ポイント
【横型表示の特徴】
・選択できる項目タイプ：一般項目グループ、定期更新項目グループ、項目グループに属していない小項目
・1行に並べられる数 ：4つ
【縦型表示の特徴】
・選択できる項目タイプ：定期更新項目グループ、個別追加項目グループ
・1行に並べられる数 ：8つ
👉注意点
・カスタムプロファイルの設定には［管理者権限設定］より［カスタムプロファイル］の権限付与が必要です。
・カスタムプロファイルの権限を付与されたメンバーはカスタムプロファイルの編集が可能になります。
・カスタムプロファイルは作成が古い順にプルダウンに表示されます。
（イメージ）
設定された項目名と項目内容の表示有無はロール設定に準拠します。
作成したカスタムプロファイルごとに表示設定をするわけではないので、安心かつスピーディーにご運用していただくことができます。
※ロール設定において編集・閲覧権限がない場合は項目名と項目内容は表示されません。
＜設定方法＞
① 社員名簿の［管理者権限設定］より［カスタムプロファイル］権限に✓を入れる
② カスタムプロファイルのページより帳票を作成する
③ 作成した帳票を目的別に切り替えて確認する