入社手続き/運用の流れ
概要
入社手続きの運用の流れを確認できます。
目次
HRBrainで実施する入社手続きとは
入社手続きにて作成可能な書類一覧
入社手続きにて電子申請可能な書類一覧
運用の流れ
事前準備
1.メンバー登録・サービス管理・ロール設定
2.社員名簿に必要な情報を入力する
3.従業員に入社手続きを送付する
4.入社手続きの内容を確定し、各帳票を生成
5.電子申請設定を行う
6.社会保険・雇用保険の手続きを行う(原本提出or電子申請)
7.HRBrainで回収した情報を外部に連携する
入社手続きの種類について
従業員向けヘルプページ一覧
HRBrainで実施する入社手続きとは
HRBrainでは入社手続き時に必要な情報収集を労務管理と社員名簿の申請ワークフロー機能を使うことで、網羅的に情報収集することが可能です。
労務管理では行政手続きに必要な従業員情報やマイナンバー情報収集を、社員名簿の申請ワークフローでは通勤経路、免許･資格や制服サイズ等の各社で項目をカスタマイズし情報収集できます。
入社手続きにて作成可能な書類一覧
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
・健康保険厚生年金保険被保険者資格取得届
・健康保険国民年金被扶養者（異動）届第３号被保険者関係届
・雇入れに係る外国人雇用状況届出書
・雇用保険被保険者資格取得届
・厚生年金保険被保険者ローマ字氏名届
入社手続きにて電子申請可能な書類一覧
・健康保険厚生年金保険被保険者資格取得届
・雇用保険被保険者資格取得届
運用の流れ
事前準備
1.関連書類の整理をおこなう
入社手続き実施する際に、現在運用している書類をHRBrainのどの機能を利用して運用をするかの整理を行う
▷入社手続き/労務関連書類をHRBrainで運用する時、どの機能を使うか選ぶ方法
2.ワークフローの作成
入社時に回収する情報を社員名簿の申請ワークフローにて作成する
3.文書作成・文書セット作成
入社手続きに必要な契約関連書類をHRBrain上で作成する
下記の内容は入社手続きの運用となります。
1.メンバー登録・サービス管理・ロール設定
1-1.社員名簿に入社予定者を登録する
1-2.対象者に表示させるサービス設定する
1-3.内定者が社員名簿にアクセスした際の閲覧範囲・項目を設定する
💡備考
登録時にデフォルトロールが設定されていますので必要に応じて変更してください。
1-4.労務管理にて所属事業所の設定をする
所属事業所設定をご確認ください。
▷労務管理/初期設定STEP3：事業者情報設定 ~企業情報・事業者情報を登録する~
1-5.労務管理にてロール設定を確認する
▷労務管理/初期設定STEP4：サービス権限設定 ~ロール設定・ロール付与を行う~
💡備考
デフォルトで従業員ロールが設定されております。
2.社員名簿に必要な情報を入力する
文書作成に必要な情報を社員名簿に登録を行います。直接登録またはCSV一括登録が可能です。
【直接登録】
[社員名簿] > [メンバー一覧] > [対象者] > [編集]にて対象の項目を入力し[保存]をする
【CSV一括登録】
3.従業員に入社手続きを送付する
3-1.社員名簿：初回ログイン案内を送付する
3-2.労務手続き：文書作成手続きを送付する
3-3.労務手続き：入社手続きフォームを送付する
▷労務手続き/STEP1 手続きを作成し対応依頼を従業員に配信する
💡ポイント
入社手続き依頼メール本文に申請ワークフローのURLを貼り付けて送付いただけます。
▷労務手続き/従業員への手続き配信時に申請ワークフローのURLを送る方法
3-4.労務手続き：マイナンバー提供依頼を送付する
💡ポイント
扶養家族にマイナンバー提供依頼を送付できる条件は[メニュー] > [社員名簿] > [労務情報] に
扶養家族の氏名と生年月日が登録されたタイミングです。
▷労務手続き/手続きで回収した情報が社員名簿に連携される条件
4.入社手続きの内容を確定し、各帳票を生成
4-1.手続きが提出されたら内容を確認し[管理者入力項目]を入力し[入力内容確定]を押下する
▷労務手続き/STEP3 従業員から提出された手続きの内容を確認し進める
4-2.作成された書類を確認する
提出内容に誤りがある場合の差し戻しや未提出の従業員にはリマインドを送付する
▷マイナンバー管理/従業員から提出されたマイナンバーを確認する・差し戻す
4-3.従業員から申請された申請ワークフローの承認
5.電子申請設定を行う
6.社会保険・雇用保険の手続きを行う(原本提出or電子申請)
▷労務手続き/STEP5-a 作成された書類をPDFダウンロードする
7.HRBrainで回収した情報を外部に連携する
▷入社手続き/従業員情報をCSVで一括ダウンロード・アップロードする
▷労務手続き/申請ワークフローで回収した労務情報をダウンロードする方法
入社手続きの種類について
HRBrainの入社手続きは4種類です。
各入社手続きの詳細は以下のヘルプページを参照ください。
▷入社手続き/どの手続きを選択するか(社会保険･雇用保険区分別)
補足ヘルプ
従業員向けヘルプページ一覧
▷入社手続き/従業員向け入力項目説明 ※保険区分別の入力方法説明ページ